Digitalisation RH : Définition & enjeux !

Néanmoins, plusieurs questions sont fréquemment posées… Connaissez-vous réellement la digitalisation des RH et ses enjeux ? Digitaliser les fonctions RH est-il aussi simple qu’il y paraît ? Peut-on digitaliser toutes les tâches et missions dans les ressources humaines ?

À travers cet article, ScopHR vous énumère les différents processus de digitalisation des ressources humaines et répond à toutes ces questions qui vous taraudent.

Qu’est-ce que la digitalisation des RH (Ressources Humaines) ?

Digitalisation RH définition

La digitalisation des ressources humaines ne dispose pas de sa propre définition. Il faut, pour en dégager une définition large, commencer par comprendre les deux mots principaux qui composent cette action. D’une part « digitalisation » de l’autre « ressources humaines ».

De manière littérale, la digitalisation va se définir comme suit : « Convertir une information analogique sous forme numérique. ». De notre point vu, l’information analogique s’apparente à de l’information papier.

Les ressources humaines, quant à elles, se définissent classiquement par « l’ensemble des pratiques mises en œuvre pour administrer, mobiliser et développer les ressources humaines impliquées dans l’activité d’une organisation ». Ici aussi, nous devons adapter cette définition à notre contexte. Pour nous, il va donc s’agir des différentes informations, outils, et données qui ciblent l’ensemble du personnel de l’entreprise. De facto, la digitalisation des ressources humaines peut-être définie comme étant l’ensemble des procédés permettant de numériser les différentes missions RH d’une entreprise. À côté de cette approche très littérale, il s’avère que la digitalisation revêt aussi de nombreux autres enjeux.

Les enjeux de la digitalisation des ressources humaines ?

Quand on parle de la digitalisation des ressources humaines, on pense rapidement à la « classique » dématérialisation des fiches de paie. Or, les enjeux liés à la digitalisation RH peuvent aller bien au-delà de ce seul cœur d’activité. Pour faire simple et schématiser la digitalisation des ressources humaines va reposer sur 4 enjeux majeurs pour les entreprises.

Développement et amélioration de son e-réputation dans le cadre d’une démarche RSE.

En effet, le premier avantage lié à une digitalisation des ressources humaines va être de diminuer drastiquement, les impressions de papier et les nombreux échanges administratifs de grande ampleur. Qu’il s’agisse de la dématérialisation des fiches de paie du personnel, des demandes et validations de congés, ou encore la numérisation des dossiers du personnel… L’ensemble de ces points va être autant d’actions qui peuvent être mises en avant, et communiquer en aval de la part de l’entreprise, dans le cadre d’une démarche RSE.

Ainsi, les entreprises vont pouvoir améliorer de façon indirecte, mais efficacement leur marque employeur, ainsi que leur e-réputation. Cela est très valorisant et efficace pour attirer de nouveaux talents.

Amélioration des processus RH de l’entreprise

C’est aussi l’un des enjeux déterminant dans la dynamique de digitalisation des ressources humaines puisque cette dématérialisation va permettre aux entreprises d’améliorer significativement la gestion et la fiabilité de leurs processus en interne. C’est donc la fin des pertes et oublis de documents dans les bons délais et autres erreurs fréquentes. Les différents process concernés sont les suivants :

• Administration du personnel ;
• Gestion des talents ;
• Acquisition des talents ;
• Temps et planification ;

Véritables gains de productivité

Avec la digitalisation des ressources humaines, toutes les tâches administratives chronophages vont pouvoir être automatisées. Cette action va donc, immanquablement, permettre aux services concernés de se dégager du temps pour se concentrer sur d’autres tâches à valeur ajoutée et se consacrer à leur cœur de métier : les ressources humaines. Ils pourront ainsi mieux se focaliser sur la gestion des talents, le recrutement de ses talents, ou encore la gestion prévisionnelle des emplois et compétences.

Amélioration de la qualité de vie au travail

La digitalisation des ressources humaines va aussi être un outil de choix pour les entreprises dans le domaine de l’amélioration de la QVT via le bien-être au travail. Il a été prouvé que faciliter l’accès aux informations, améliorer la communication entre les services, diminuer les temps de transmission ou encore le traitement de réponses des demandes, vont favoriser de nouvelles organisations de travail type – télétravail – qui vont eux-mêmes permettre aux salariés d’être plus heureux et plus épanouis dans leurs missions. Idem pour la diminution du stress au travail, du turn-over des équipes et autres problématiques répandues. En quoi la digitalisation des ressources humaines est-elle si importante pour les entreprises ?

La digitalisation des ressources humaines s’applique-t-elle à toutes les fonctions RH ?

Si la digitalisation des ressources humaines peut plus ou moins toucher l’ensemble des fonctions RH, certaines actions et décisions resteront toujours du ressort de l’humain ; comme son nom l’indique. Le service des ressources humaines fait DONC face à des individus uniques. Ainsi, même si l’automatisation et la dématérialisation sont d’une grande aide, la digitalisation ne va pour autant ne pas être, en mesure de gérer certaines actions comme les prises de décision.

Pour affiner, voici quelques exemples des périmètres d’action dans lesquels, la digitalisation des ressources humaines, à toute sa place :

• ✅ Gestion et envoi des fiches de paye
• ✅ Gestion des dossiers du personnel type rappel des dates de visites médicales, échéance des formations obligatoires, congés…
• ✅ Automatisation et génération des KPI’s et objectifs RH
• ✅ Campagnes de recrutement et envoi des contrats de travail

Dans d’autres domaines, comme précisés plus haut, la digitalisation n’empêchera pas une intervention humaine qui restera requise, afin de s’assurer que le salarié ne soit pas confronté à une difficulté personnelle ou professionnelle. On peut citer entre autres chose :

• La gestion des temps de travail et celui des congés vont pouvoir être typiquement des tâches qui requièrent de l’humain. Par exemple : face à une difficulté personnelle, un salarié peut avoir besoin de s’absenter une heure ou deux ou poser exceptionnellement un jour de congé du jour au lendemain. Avec la digitalisation et de l’automatisation, cette demande ne va pas toujours être possible. C’est au RH ou directement au manager du salarié d’intervenir et de trouver ensemble une solution pour le salarié et l’entreprise.
• Les entretiens professionnels vont aussi nécessiter l’expertise et l’écoute des responsables RH en sus du la collecte de données et de planification qui fera gagner du temps au même service.

Quels sont les avantages de la digitalisation des ressources humaines ?

La digitalisation des ressources humaines va présenter de nombreux avantages – comme nous l’avons vu précédemment – pour les entreprises comme pour les salariés. Parmi ces avantages, nous pouvons citer :

• Une augmentation de la productivité de l’ensemble du personnel et de l’entreprise et surtout pour le personnel RH, qui se verra délesté des tâches administratives répétitives ;
• Une amélioration de la communication et de la manière dont elle est distribuée. Les salariés peuvent aussi obtenir en un clic l’ensemble des informations dont ils auront besoin et visualiser facilement l’état de leurs demandes ;
• La diminution des erreurs de saisie et des oublis. Qui dit automatisation, dit risques d’erreurs humaines diminués ;
• L’optimisation des procédures de recrutement en ligne et les méthodes de fidélisation des salariés.

Quelles sont les limites de la digitalisation RH ?

Il existe aussi des inconvénients à la digitalisation RH comme le risque de déshumanisation qu’entraîne un mode de gestion où tout est automatisé et où tout est généré par une machine. Soit par la possibilité de faire du sentiment ou de distinguer les individus et leurs situations.

La nuance et la limite à apporter dans la digitalisation RH se trouvent ici. Ainsi, il est important que le service des ressources humaines s’appuie sur la digitalisation, mais sans en dépendre. Elle reste un outil qui permet au service RH de consacrer du temps à l’humain et aux salariés en les écoutant directement. Un autre inconvénient qui peut avoir lieu, c’est la perte de connaissance voire de compétences en matière RH.

Comment mettre en place la digitalisation des ressources humaines ?

Comme nous l’avons expliqué plus haut, les avantages de la digitalisation RH sont nombreux et ont comme seul impératif pour les services concernés de garder la main sur la partie humaine de leur métier et ne pas capitaliser intégralement sur ces logiciels.

Quels sont les outils de la digitalisation des ressources humaines ?

Différents outils sont proposés sur le marché, mais celui qui semble être le plus adapté reste le logiciel de SIRH (Système d’Information de gestion des Ressources Humaines). Celui-ci va permettre une centralisation, une dématérialisation et une automatisation, de toutes les informations RH.

En général, ces logiciels sont modulables et les entreprises ont la possibilité d’activer un ou plusieurs modules en fonction de leurs besoins et de leurs évolutions. Avec une utilisation globale, le SIRH va permettre de gérer : le temps et la planification, la gestion des temps et des congés, les dossiers administratifs des salariés ou encore la gestion & l’acquisition de talents.

Néanmoins, les SIRH sont très nombreux et il est donc nécessaire de réaliser une étude comparative des différents logiciels et services qui sont proposés avant de le déployer.

Qu’est-ce que la digitalisation des ressources humaines ?

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Digitalisation RH : Pourquoi