La gestion du temps et de la planification : Levier majeur d’optimisation d’entreprise
Depuis l’arrivée de ces modules spécifiques dans les solutions SIRH, la gestion administrative des ressources humaines a gagné en simplicité et en fluidité ! Automatisation des temps et absences, respect des lois en vigueur, flexibilité des plannings… ScopHr vous en dit plus sur la valeur ajoutée d’un tel outil.
La genèse de la gestion du temps et de la planification
L’informatisation dans le secteur des RH a débuté avec les premiers logiciels de paie. La gestion du temps comme on l’entend aujourd’hui, était proposée en modules complémentaires et offrait la simple option de collecter le temps de travail effectué. C’était la paie qui cristallisait toutes les demandes et qui était donc au cœur des logiciels SIRH.
Assez rapidement et largement poussé par la réforme dite des « 35heures », la gestion du temps et la planification ont commencé à se complexifier. On va devoir calculer les heures supplémentaires ; les RTT, l’annualisation, poussant ainsi par exemple, le besoin de dessiner un planning prévisionnel. Pour s’adapter à ces nouvelles contraintes, chaque société va devoir augmenter drastiquement son nombre de cycles de travail. Dès lors, ce qui pouvait se gérer facilement au début sur papier ou à l’aide d’outils de bureautique comme type Excel, va devenir progressivement de plus en plus compliqué. Le respect des contraintes légales devient lui aussi un enjeu déterminant pour les entreprises visées.
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La gestion du temps et la planification : Nouvel axe stratégique des RH
Tous ces facteurs bousculent la gestion des RH et le principe d’automatisation apparaît comme nécessaire. Les éditeurs de logiciels, vont rapidement être de plus en plus sollicités par les services RH pour réaliser des prestations standardisées. Le logiciel dit « de gestion du temps » va alors se placer au cœur des problématiques RH : planning, calcul des temps, export de présences et des absences.
La digitalisation et l’accès de l’information en temps réel vont être bénéfiques pour les équipes RH tout comme pour les managers des différents services. Même si la gestion de la paie reste une demande très importante, le centre de gravité du SIRH évolue progressivement vers la gestion du temps. À juste titre, là où un logiciel de paie classique se rapprocherait plutôt d’un outil purement administratif, l’outil SIRH avec la gestion du temps va permettre de faciliter l’optimisation des plannings et offrir un équilibre entre les différents salariés.
Anticipation et optimisation de la planification : Synergie et esprit collaboratif au rendez-vous
Les solutions RH ont donc beaucoup évolué depuis leur naissance. Il en va de même pour les utilisateurs qui les plébiscitent. La particularité du temps et de la planification est que cet outil va rapidement augmenter l’efficacité des équipes managériales en décentralisant la saisie et la consultation des informations RH. En effet, la gestion du temps va permettre d’offrir un accès individuel au salarié. Il va pouvoir faire plus simplement ses demandes de congé, saisir des notes de frais ou encore notifier des activités réalisées. L’intérêt est doublement bénéfique puisque les salariés sont plus investis et autonomes, on évite ainsi la double saisie, limite les erreurs et fait gagner du temps à l’ensemble des services et collaborateurs.
L’architecture de ces solutions a aussi évolué de manière progressive pour laisser petit à petit la place aux SaaS (Software as a Service) et favorisant ainsi définitivement ; l’accès à distance en temps réel.
Enfin, à noter qu’au-delà des plannings prévisionnels et réalisés, les informations issues des solutions de gestion du temps vont permettre une analyse plus poussée des temps de travail. La gestion du temps et de la planification, n’est plus un module « additionnel » mais un outil dédié d’aide à la décision. En offrant de la visibilité sur les temps de travail à court, moyen et long terme, en fonction des besoins et des métiers, la gestion du temps analyse l’activité de chacun afin d’optimiser l’efficacité de tous.
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