Solution SIRH : Définition, fonctions et avantages
La transformation digitale de la fonction RH couplée aux nouveaux besoins des collaborateurs en entreprise a fait émerger la demande autour des logiciels SIRH : Système d’information de ressources humaines. Dans cet article, vous comprendrez le mode de fonctionnement de cette solution et pourquoi il est intéressant de l’utiliser dans son entreprise pour optimiser et fluidifier ses processus RH et plus largement augmenter les performances globales.
Qu’est-ce qu’un SIRH / gestion RH ?
Le SIRH est un système qui va intégrer plusieurs briques logiciels qui permettent de gérer, optimiser et souvent automatiser – les différentes fonctions RH via une plateforme collaborative. Selon la solution SIRH qui va être plébiscitée par l’entreprise, le Système d’information Ressources Humaines peut couvrir la gestion de la paie, l’administration du personnel, la gestion et l’acquisition de talents ou encore le temps et la planification des collaborateurs et parfois la solution de paie. Cela dépend de l’ensemble des modules proposés, solution complète vs modulable. Ces outils sont opportuns pour toutes les tailles d’entreprises, de la petite structure comme la start-up à la grande entreprise.
Quelles sont les différentes fonctions d’un SIRH, meilleure solution ressources humaines ?
Un SIRH va être composé de plusieurs modules qui assurent chacun une fonction particulière. On retrouve 4 grandes briques logicielles, qui sont plus ou moins évolutives et modulables en fonction des solutions et des besoins de gestion des ressources humaines :
Gestion de l’humain
Ce module va regrouper tous les processus RH liés aux ressources humaines « classiques ». Il y a l’aspect recrutement, celui de la gestion de l’évolution des carrières, la formation ou encore la pension. On va retrouver aussi toutes les informations liées aux salariés : identité, diplômes, salaire ou encore ses compétences.
Gestion de la paie
Cette partie est faite pour automatiser toute la gestion de la paie et va rassembler toutes les informations qui y sont relatives : nombre d’heures travaillées, les congés, les absences, cotisations sociales ou encore certaines déductions. Des solutions de paies spécifiques génèrent aussi les fiches de salaires.
Gestion des prestations de travail
Cette autre brique va permettre de gérer le workflow de présence des salariés, le temps de travail et d’automatiser le processus de la gestion des congés et des absences. Les logiciels les plus élaborés peuvent aussi faire proposer des plannings dans le but d’optimiser la meilleure répartition du travail.
Gestion des prestations sociales
Cette fonction va simplifier la gestion des différentes prestations sociales, obligatoires ou non et notamment celles liées à l’Assurance Maladie, celles des pensions complémentaires ou encore celles liées à l’assurance accidents de travail.
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Quels sont les avantages d’une solution SIRH en mode SaaS?
L’un des principaux intérêts d’une solution complète SIRH va être de simplifier drastiquement les missions de la fonction ressources humaines et les optimiser ! Pour parvenir à cela, les modules qui sont déployés offrent 4 grands avantages :
L’automatisation des processus RH
La solution SIRH va permettre d’automatiser beaucoup de tâches administratives dans la gestion des ressources humaines, comme celles de la gestion du planning, qui offre au service RH une meilleure capitalisation du temps pour des tâches à plus forte valeur ajoutée.
L’optimisation globale des RH
En récoltant un certain nombre d’informations relatives aux ressources humaines, une solution complète SIRH va limiter le risque d’erreur ou celui des oublis, véritable gage de sécurité. Il va aussi être moteur en proposant des recommandations directement à l’organisation RH comme : une meilleure répartition du temps de travail, des offres de formation, un meilleur recrutement… Que des avantages pour les équipes allouées à la gestion RH.
La responsabilisation des salariés
Des modules spécifiques, des fonctionnalités, comme ceux qui sont consacrés à l’évolution de carrière, vont être consultables et directement éditables par l’ensemble des salariés. En effectuant diverses demandes comme les formations ou encore en actualisant leur profil et informations, ces collaborateurs deviennent acteurs de la gestion administrative.
L’amélioration du suivi, la formation SIRH
Les modules SIRH offrent aussi la possibilité de générer des tableaux de bord complets d’autres outils de reporting. Ces KPI’s vont permettre au service RH d’avoir un suivi idéal de la gestion globale de l’entreprise qui facilitent nettement la prise de décision. Il y a aussi la formation et l’évaluation des compétences.
La solution SIRH ScopHR, une solution composée de différents modules
ScopHR éditeur solutions SIRH
Tout SIRH est composé de « briques » logicielles, autrement connues sous le nom de modules. En voici les principales catégories et solutions apportées :
Administration du personnel :
- Dossiers collaborateurs ;
- Organisation ;
- Outils collaboratifs ;
- Gestion des frais.
Temps de travail et planification :
- Congés et absences ;
- Feuille de temps ;
- Planification stratégique ;
- Planification opérationnelle.
Gestion des Talents :
- Nouveaux talents ;
- Carrière et compétences ;
- Formation ;
- Gestion rémunération.
Acquisition des Talents :
- Gestion des candidatures ;
- Diffusion des offres d’emploi ;
- CVThèque ;
- Sourcing.
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Comment mettre en place la solution SIRH management dans l’entreprise ?
Exemple de SIRH
Actuellement, les offres SIRH proposent deux options différentes en conformité avec les réglementations :
– Les solutions progicielles : Ce sont des suites de logiciels que l’entreprise achète avec une licence, qui va permettre ensuite leur utilisation sur un parc informatique plus ou moins étendu et à distance.
– Les solutions SaaS : Le logiciel va être installé directement sur le Cloud de l’entreprise à l’inverse d’une installation unique sur un ordinateur ou au sein du service RH. Ainsi, la société ne va pas acheter les différents logiciels, mais payer un « abonnement ». Le gros avantage de cette option réside dans l’accessibilité de la solution partout, depuis n’importe quel support et par n’importe qui. Mises à jour régulières et à distance.
Quels sont les éléments nécessaires à un bon cahier des charges de logiciel RH & application RH ?
Certains points doivent être étudiés dans votre cahier des charges SIRH. Voici certaines des données « basiques » qui doivent y figurer et être abordées :
Le contexte :
Celui-ci va reprendre différents éléments permettant à la personne qui est à l’origine du projet de contextualiser et de dessiner les besoins réels, les données à prendre en compte. On peut y retrouver une présentation de l’entreprise, le contexte de la démarche, l’historique du projet et bien d’autres sujets. Le but est d’établir la meilleure vision à 360°.
La gouvernance du projet :
Pour une bonne gestion de projet, le cadrage organisationnel va être déterminant. Il faut bien établir qui va piloter le projet d’une main de maître. Dans cette partie du cahier des charges, vous allez pouvoir aussi communiquer avec l’équipe qui va se charger de suivre le projet SIRH. Il est opportun d’indiquer la répartition des missions dans ces grandes lignes avec chaque membre de l’équipe. C’est un gage de fiabilisation du projet et facilitera en aval les futures communications.
Le recueil de vos besoins :
Dans cette partie, vous devez définir et coucher le problème actuel et les besoins qui en découlent, les fonctionnalités aussi. C’est ici également que vous dessinez les enjeux et les objectifs de l’implantation du SIRH dans votre entreprise (centraliser vos données, fluidifier l’e recrutement de talents, clarifier vos feuilles de temps et mieux administrer vos collaborateurs) .
Le type de prestation :
ici vous allez rentrer dans le vif du sujet ! En effet vous allez établir les fonctionnalités qui vont répondre à vos besoins, la manière dont vous souhaitez simplifier et dématérialiser votre administration du personnel ou encore si vous souhaitez investir dans l’acquisition de talents différemment ou aussi dématérialiser vos notes de frais.
Les contraintes techniques :
Les contraintes techniques font partie des éléments les plus importants de votre cahier des charges. Il est absolument nécessaire de faire l’état des lieux de votre environnement technique pour pouvoir en faire ressortir vos contraintes. Pour cette partie, faites appel à votre DSI (Directeur des Systèmes d’Informations).
Les contraintes budgétaires :
À ce niveau-là, il va être important de définir une enveloppe budgétaire pour ne pas avoir de glissement et même de quiproquo entre le maître d’œuvre et le maître d’ouvrage. Dès le début du projet – la contrainte budgétaire – ou fourchette budgétaire doit être claire et lisible par toutes les parties prenantes du projet SIRH qui touchent tous les processus RH.
SCOPHR : Une solution adaptée au TPE & PME ?
Les PME ainsi que les TPE vont jouer un rôle primordial dans la création d’emplois en France. À elles seules, elles représentent près de 70 % des créations nettes de postes. Néanmoins, elles ne vont pas disposer des mêmes capacités que les grands groupes pour gérer leurs Ressources Humaines. Pourtant, une bonne gestion et un suivi adapté des collaborateurs dans ce type de structure vont être aussi stratégiques que dans les grands et très grands groupes.
Trouver un SIRH adapté à ces sociétés, tant sur le plan budgétaire qu’au plan métier reste un exercice compliqué. Leurs solutions de gestion doivent à la fois intégrer les meilleures pratiques et rester souples pour intégrer les spécificités et particularités de chacune. En première place des demandes qui sont récurrentes, il y a toujours le gain de temps. Économiser du temps sur des gestions de tâches administratives sans valeur ajoutée, pour mieux réinjecter ce temps-là dans des missions à valeur ajoutée. Les principales tâches chronophages sont les suivantes : saisie d’informations, alertes, éditions de courriers, envois d’emails, élaboration de rapports et de bilans.
La bonne gestion des collaborateurs est aussi un enjeu convoité. Ces entreprises ont à cœur de mieux connaître leurs souhaits d’évolution, sauvegarder leurs historiques de formations, ceux des carrières, de rémunérations, des entretiens et même des performances. Investir et regrouper ces données dans un même espace vont offrir la possibilité aux managers et RH de mieux gérer humainement et professionnellement l’évolution d’un collaborateur dans leur entreprise.
