Solution SIRH : Définition, fonctions et avantages

SIRH : Définition, fonctions et avantages

La transformation digitale de la fonction RH couplée aux nouveaux besoins des collaborateurs en entreprise a fait émerger la demande autour des logiciels SIRH : Système d’information de ressources humaines. Dans cet article vous comprendrez le mode de fonctionnement de cette solution et pourquoi il est intéressant de l’utiliser dans son entreprise.

Qu’est-ce qu’un SIRH ?

Le SIRH est un système qui va intégrer plusieurs briques logiciels qui permettent de gérer, optimiser et souvent automatiser – les différentes fonctions RH. Selon la solution qui va être plébiscitée par l’entreprise, le Système d’information Ressources Humaines peut couvrir la gestion de la paie, l’administration du personnel, la gestion et l’acquisition de talents ou encore le temps et la planification des collaborateurs.

Quelles sont les différentes fonctions d’un SIRH ?

Un SIRH va être composé de plusieurs modules qui assurent chacun une fonction particulière. On retrouve 4 grandes briques logicielles, qui sont plus ou moins évolutives et modulables en fonction des solutions :

Gestion de l’humain ​

Ce module va regrouper tous les services liés aux ressources humaines « classiques ». Il y a l’aspect recrutement, celui de la gestion de l’évolution des carrières, la formation ou encore la pension. On va retrouver dans aussi toutes les informations liées aux salariés : identité, diplômes, salaire ou encore ses compétences.

Gestion de la paie

Cette partie est faite pour automatiser toute la gestion de la paie et va rassembler toutes les informations qui y sont relatives : nombre d’heures travaillées, les congés, les absences, cotisations sociales ou encore certaines déductions. Des logiciels spécifiques génèrent aussi les fiches de salaires.

Gestion des prestations de travail

Cette autre brique va permettre de gérer le workflow de présence des salariés et d’automatiser le processus de la gestion des congés et des absences. Les logiciels les plus élaborés peuvent aussi faire proposer des plannings dans le but d’optimiser la meilleure répartition du travail.

Gestion des prestations sociales

Cette fonction va simplifier la gestion des différentes prestations sociales, obligatoires ou non et notamment celles liées à l’Assurance Maladie, celles des pensions complémentaires ou encore celles liées à l’assurance accidents de travail.

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Quels sont les avantages d’un SIRH ?

L’un des principaux intérêts d’un SIRH va être de simplifier drastiquement les missions de la fonction ressources humaines et les optimiser ! Pour parvenir à cela, les modules qui sont déployés offrent 4 grands avantages :

L’automatisation des processus RH​

Le SIRH va permettre d’automatiser beaucoup de fonctions basiques des RH comme celles de la gestion du planning, qui offre au service RH une meilleure capitalisation du temps pour des tâches à plus forte valeur ajoutée.

L’optimisation globale des RH

En récoltant un certain nombre d’informations relatives aux ressources humaines, le SIRH va limiter le risque d’erreur ou celui des oublis. Il va aussi être moteur en proposant des recommandations directement à l’organisation RH comme : une meilleure répartition du temps de travail, des offres de formation…

La responsabilisation des salariés

Des modules spécifiques comme ceux qui sont consacrés à l’évolution de carrière, vont être consultables et directement éditables par l’ensemble des salariés. En effectuant diverses demandes comme les formations ou encore en actualisant leur profil et informations, ces collaborateurs deviennent acteurs de la gestion administrative.

L’amélioration du suivi, la formation SIRH

Les modules SIRH offrent aussi la possibilité de générer des tableaux de bord complets d’autres outils de reporting. Ces KPI’s vont permettre au service RH d’avoir un suivi idéal de la gestion globale de l’entreprise qui facilitent nettement la prise de décision.

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Comment mettre en place l’outil SIRH dans l’entreprise ?

Exemple de SIRH

 

Actuellement, les offres SIRH proposent deux options différentes :

Les solutions progicielles : Ce sont des suites de logiciels que l’entreprise achète avec une licence, qui va permettre ensuite leur utilisation sur un parc informatique plus ou moins étendu et à distance.

Les solutions SaaS : Le logiciel va être installé directement sur le Cloud de l’entreprise à l’inverse d’une installation unique sur un ordinateur ou au sein du service RH. Ainsi, la société ne va pas acheter les différents logiciels, mais payer un « abonnement ». Le gros avantage de cette option réside dans l’accessibilité de la solution partout, depuis n’importe quel support et par n’importe qui.

Quels sont les éléments nécessaires à un bon cahier des charges SIRH ?

Certains points doivent être étudiés dans votre cahier des charges SIRH. Voici certaines des données  » basiques » qui doivent y figurer et être abordées :

Le contexte :

Celui-ci va reprendre différents éléments permettant à la personne qui est à l’origine du projet de contextualiser et de dessiner les besoins réels. On peut y retrouver une présentation de l’entreprise, le contexte de la démarche, l’historique du projet et bien d’autres sujets. Le but est d’établir la meilleure vision à 360°.

La gouvernance du projet :

Pour une bonne gestion de projet, le cadrage organisationnel va être déterminant. Il faut bien établir qui va piloter le projet d’une main de maître. Dans cette partie du cahier des charges, vous allez pouvoir aussi communiquer avec l’équipe qui va se charger de suivre le projet SIRH. Il est opportun d’indiquer la répartition des missions dans ces grandes lignes avec chaque membre de l’équipe. C’est un gage de fiabilisation du projet et facilitera en aval les futures communications.

Le recueil de vos besoins :

Dans cette partie, vous devez définir et coucher le problème actuel et les besoins qui en découlent. C’est ici également que vous dessinez les enjeux et les objectifs de l’implantation du SIRH dans votre entreprise.

Le type de prestation :

ici vous allez rentrer dans le vif du sujet ! En effet vous allez établir les fonctionnalités qui vont répondre à vos besoins, la manière dont vous souhaitez simplifier et dématérialiser votre administration du personnel ou encore si vous souhaitez investir dans l’acquisition de talents différemment ou aussi dématérialiser vos notes de frais.

Les contraintes techniques :

Les contraintes techniques font partie des éléments les plus importants de votre cahier des charges. Il est absolument nécessaire de faire l’état des lieux de votre environnement technique pour pouvoir en faire ressortir vos contraintes. Pour cette partie, faites appel à votre DSI (Directeur des Systèmes d’Informations).

Les contraintes budgétaires :

A ce niveau là, il va être important de définir une enveloppe budgétaire pour ne pas avoir de glissement et même de quiproquo entre le maître d’œuvre et le maître d’ouvrage. Dès le début du projet -la contrainte budgétaire – ou fourchette budgétaire doit être claire et lisible par toutes les parties prenantes du projet SIRH.

Vos questions SIRH

 

C’est quoi le SIRH ?

Comment fonctionne un SIRH ?

Quelles sont les 4 phases d’un projet SIRH ?

Quels sont les types de SIRH ?

Pourquoi mettre en place un SIRH ?