Les étapes clés pour la mise en place d’un logiciel SIRH

L’intégration d’une solution SIRH  prend généralement plusieurs mois. Avec les solutions délivrées en SaaS*, les temps de déploiement sont considérablement raccourcis. Par ailleurs, la mise en oeuvre de ces systèmes va obéir à des mécaniques variables selon les besoins des entreprises, les choix des modules à intégrer ou encore les budgets alloués. ScopHR vous en dit plus …

* Software as a Service  ou logiciel en tant que service, est un modèle d’exploitation commerciale où les logiciels sont installés sur des serveurs distants plutôt que sur la machine de l’utilisateur.

Organisez votre temps grâce au SIRH

Quand on se lance dans le déploiement d’un logiciel SIRH, il faut comptabiliser le temps que va prendre la mise en place de la solution, mais surtout optimiser au mieux ce temps, en étudiant un certain nombre de points en amont. La partie technique n’est pas la plus compliquée, ce qui est déterminant, c’est de réussir à bien choisir son logiciel en fonction des besoins de l’entreprise et de sa croissance. Dans cette optique, les logiciels dits «  SIRH évolutifs » briguent les premières places du podium.

Définissez le bon périmètre d’action du logiciel SIRH 

Avant toutes choses, définissez les objectifs à atteindre et ceux que vous visez en utilisant un SIRH. Vous pouvez définir ce périmètre en auditant votre entreprise, pour connaître les attentes RH et celles de vos collaborateurs. Suite à cela, vous pourrez ensuite déterminer des priorités dans les processus et vous interroger sur les fonctionnalités recherchées dans une solution SIRH. S’agit-il de mieux gérer le temps des travails des collaborateurs, de piloter l’ensemble des missions RH, ou encore d’obtenir un meilleur suivi de l’acquisition de talent.

Gardez en tête que l’adhésion de vos collaborateurs est l’un des facteurs déterminants à la bonne réussite de la mise en place du logiciel SIRH. Plusieurs possibilités s’offrent à vous parmi lesquelles la mise en place d’un plan de communication interne dédié à ce déploiement. Vous optimiserez la compréhension et l’adhésion des collaborateurs au futur logiciel. La communication est un appui essentiel pour mener à bien chaque étape de ce déploiement.

Montez une équipe projet SIRH dédiée

Composez une bonne équipe projet SIRH et l’une des autres composantes clés à ne pas manquer. Le plus souvent composée de membres de la direction des ressources humaines, les membres devront veiller au bon déroulement du projet, communiquer efficacement avec tous les membres de l’équipe et effectuer un reporting régulier au fur et à mesure de la mise en place des étapes de déploiement.

Il faut aussi déterminer qui va valider les décisions prises et gérer le budget. Solliciter un membre de la direction des systèmes d’information (DSI) peut aussi vous permettre de gagner du temps sur la partie technique de certains logiciels SIRH. Une fois cette équipe « SIRH » définie, il faudra aborder la question du budget global. Il est impératif d’estimer les ressources nécessaires pour le bon déploiement du projet. Pensez par exemple aux coûts de l’abonnement au logiciel SIRH, à l’installation technique, à la formation à l’outil et même aux coûts humains des membres participant à ce projet.

L’équipe de ScopHR vous accompagne dans la mise en place d’un cahier des charges.

Choisissez le logiciel SIRH le plus adapté 

Beaucoup de logiciels sont disponibles, mais la meilleure option est d’opter pour celui qui s’adapte le mieux à vos attentes. La meilleure solution SIRH pour une entreprise ne sera pas forcément la meilleure pour une autre. Pour vous aider à avancer sur ce point, certains critères sont importants. Définissez-les et vous pourrez obtenir une bonne visibilité sur le produit le plus optimal pour vous.

• Accessibilité du logiciel sur plusieurs supports : ordinateur, tablette, téléphone mobile ;
• Ergonomie et simplicité de compréhension du logiciel ;
• Conditions de déploiement du logiciel SIRH ;
• Adaptabilité du logiciel à votre secteur d’activité et à vos processus de validation ;
• Sécurisation des données RH ;
• Logiciel évolutif en fonction des besoins clients et des tendances RH.

Une fois que vous aurez déterminé le meilleur logiciel pour votre entreprise, n’éludez surtout pas l’aspect « Accompagnement du changement ». Si la partie technique est plus souvent maîtrisable, celle qui consiste à embarquer les salariés dans l’utilisation de ce nouvel outil s’avère souvent plus problématique.