Outil SIRH : Tout savoir sur ce logiciel utilisé par les services RH !

30 juin 2022

Pour une grande majorité des entreprises, la transformation digitale a été amorcée au niveau de leurs services des ressources humaines. D’abord par nécessité, mais aussi pour gagner en productivité et offrir la possibilité aux intéressés de se focaliser sur leur cœur de métier : l’humain en se délestant et en automatisant leurs tâches chronophages du quotidien.

Qu’est-ce qu’un outil SIRH ? Quels outils SIRH sont les plus fréquemment utilisés ? Comment les déployer dans les entreprises ? Quels sont les risques ? ScopHR vous accompagne dans la découverte de ces logiciels dont plus aucun service des Ressources Humaines ne peut se passer.

Qu’est-ce qu’un outil SIRH ? Définition SIRH

Avant de définir ce que va être précisément un outil SIRH, il est important de comprendre ce qu’est un SIRH.
Un SIRH ou Système d’information des Ressources Humaines, va être la globalité des solutions technologiques, qui vont permettre de mieux gérer et d’améliorer l’ensemble des processus des ressources humaines dans une entreprise.

Pour préciser, il s’agit d’un éventail d’outils numériques assez précis et agiles qui permettent aux responsables des ressources humaines d’accomplir leurs tâches quotidiennes avec un maximum d’efficacité.

De facto, un outil SIRH ne va être qu’une partie des ressources technologiques (un logiciel, un programme, une application, une plateforme, etc.) qui composent le SIRH. Le déploiement de cet outil va permettre aux professionnels RH, d’investir plus de temps et d’énergie à des tâches à forte valeur ajoutée et capitaliser ainsi sur l’Humain !

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Quels sont les grands types de SIRH ?

Comme dans tous les secteurs, il existe plusieurs types différents d’outils SIRH. Ces types de logiciels se différencient majoritairement par leur structure, leur hébergement de la donnée collaborateur et le niveau de sécurité. Ils ont tous leurs avantages et inconvénients et sont plus ou moins complets et adaptables aux entreprises. À l’heure actuelle, on compte trois grands types de logiciels SIRH :

SIRH SaaS / Cloud

Très largement démocratisé depuis ces dernières années, le logiciel SIRH en mode SaaS (Software as a Service) permet, comme son nom l’indique, d’être utilisé comme un service. Aussi connu sous le nom de logiciel « Cloud », un logiciel SIRH se loue directement auprès de l’éditeur.

L’avantage de ce type de logiciel est que l’hébergement et le serveur du logiciel sont externalisés. Cela permet une sécurisation de l’information en cas de problèmes techniques majeurs dans l’entreprise et une conformité certaines avec le RGPD si l’éditeur est français. De plus, un outil SIRH en SaaS est accessible depuis une page web à partir de n’importe quel support (téléphone, tablette, desktop). Les données enregistrées par le SIRH sont stockées dans le cloud, garantissant une disponibilité sans failles pour vos services RH.

Un logiciel SaaS est proposé sous forme d’abonnements mensuels ou annuels et ne requiert aucune installation physique de votre part : l’éditeur se charge de la bonne installation pour vous ! Enfin, l’unification des systèmes d’information via API et son prix attractif restent des atouts de taille du logiciel SIRH SaaS.

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SIRH en ASP

Ancêtre du mode SaaS, le SIRH ASP connaît les mêmes avantages : hébergement des données chez l’éditeur, une sécurisation plus forte des données sur des serveurs privés, accessibilité via Internet, etc.

Cependant, un logiciel ASP est une application ! Elle doit donc être installée en physique sur un appareil compatible, généralement un ordinateur fixe ou portable. Cette solution est plus « haut de gamme » que le SaaS puisque l’entreprise doit payer des licences d’utilisation pour chacun de ses collaborateurs.

SIRH via un logiciel On-Premise

Un logiciel SIRH en mode On-Premise correspond à l’installation classique du logiciel SIRH sur un poste de travail physique. Mis en place par l’éditeur directement dans vos locaux, votre entreprise devient alors maître du SIRH dont les données sont stockées en interne, dans vos serveurs. L’entreprise achète donc des licences pour un nombre bien précis d’utilisateurs.

Le gros point faible de ce type de logiciel reste la perte de l’information en cas d’incidents sur les serveurs ou de panne des postes de travail de vos collaborateurs. De plus, vous devrez prévoir, en interne, une équipe dédiée à la maintenance du logiciel en cas de problème sur les postes de travail.

Les points forts des logiciels SIRH On-Premise sont cependant nombreux. En effet, le logiciel SIRH On-Premise ne dépend pas d’un accès à Internet pour fonctionner. De plus, comme les données sont stockées en interne, vous êtes le maître de la data collectée sur vos collaborateurs ou les talents.

Les avantages d’un outil SIRH

Au quotidien, un outil SIRH offre de nombreux avantages dans la gestion de vos Ressources Humaines.

Faciliter la gestion RH

Un outil SIRH facilite grandement le management des RH car il permet de suivre de nombreux indicateurs et la réalisation des objectifs fixés à chaque membre de l’équipe.

Gagner du temps

Avec un logiciel SIRH, les tâches administratives sont toutes automatisées. Cet avantage permet aux ressources humaines de se consacrer à des projets plus importants pour gagner en productivité et de se recentrer sur l’humain.

Professionnaliser les collaborateurs

Grâce au logiciel SIRH, chaque collaborateur devient un acteur de la gestion administrative de leurs dossiers. Ainsi, ils peuvent suivre leurs évolutions au sein de l’entreprise à travers différents modules : gestion des compétences, demande de congés, demande de formations, etc.

L’outil SIRH, la solution RH pour toutes les entreprises

Un logiciel SIRH est un outil puissant au service de vos équipes de Ressources Humaines. En effet, le grand nombre de fonctionnalités proposées facilite grandement le travail des RH : gestion des absences et congés, bulletin de paie, RTT, gestion des notes de frais, des temps et plannings, rapports d’activité et consultation des soldes en temps réel.

De plus, certaines fonctionnalités liées à la carrière du salarié permettent à ce dernier d’être engagé dans votre entreprise et d’être fidélisé. Gestion du dossier, mise à jour des compétences, demande de formations ou de mobilité interne. Cette partie gestion de talents apporte un réel avantage dans l’évolution de vos collaborateurs et le pilotage des compétences en fonction de la stratégie métier.

De ce fait, un logiciel SIRH est le meilleur outil dans lequel investir pour apporter une plus grande clarté sur vos processus RH, couvrir l’ensemble de vos besoins de gestion interne des collaborateurs et améliorer la marque employeur de votre société.

SIRH pour PME : intérêt et avantages

Pour les PME comptant entre 30 et 80 salariés stables, l’intérêt d’un outil SIRH est de commencer à automatiser les processus administratifs jugés simples tels que la gestion des congés et des absences, ou bien les dossiers RH. De plus, le SIRH vous permet de structurer vos processus RH afin d’avoir une base de travail claire en cas de croissance de votre entreprise.

Un logiciel SIRH SaaS est une solution relativement peu coûteuse. En effet, sa nature SaaS demande moins d’investissement matériel et permet à vos collaborateurs de travailler de n’importe où, n’importe quand.

De plus, un outil SIRH convient parfaitement aux modes de fonctionnement d’une PME. En effet, les dirigeants d’une PME sont bien souvent amenés à partir en voyage d’affaires. Avec un logiciel SIRH SaaS, il leur sera possible de gérer les absences à distance avec une simple connexion Internet.

Quels sont les outils SIRH les plus utilisés ?

Il va y avoir une pléiade d’outils SIRH, presque autant qu’il y a de fonctions à remplir par le département de gestion des ressources humaines.

Voici une liste non-exhaustive des outils SIRH les plus utilisés quotidiennement en entreprise :

  • Outil de gestion de paie : Il va générer automatiquement des fiches de paie avec les mentions obligatoires et faire par exemple les déclarations aux organismes sociaux.
  • Outil de gestion de temps et des activités : Il va pouvoir vérifier le respect de l’horaire de travail et permettre le décompte des heures supplémentaires des salariés.
  • Logiciel d’acquisition de Talents : La gestion des candidatures et du processus de recrutement va être automatisée et va permettre de faciliter l’embauche et le suivi des nouveaux talents de l’entreprise.
  • Module de formation : Le suivi de l’onboarding, la proposition d’option de formation en fonction des besoins de l’entreprise et des compétences des employés, sont des modules qui vont être compris dans cet outil.
  • Outils de gestion des absences et congés : Les collaborateurs ont la possibilité de déclarer et justifier leur période de congés ou d’éventuelles absences.
  • Outil de planification : Ils servent à mieux s’organiser classant et stockant les documents liés à l’activité de l’entreprise ou relatifs à la gestion du personnel.

Certains des outils SIRH peuvent aussi déployer directement en interne, à la condition que certains salariés de l’entreprise visée ; disposent de connaissances et des compétences techniques informatiques adéquates. Une autre possibilité existe celle de faire appel à des prestataires externes, qui possèdent une réelle expertise dans un ou plusieurs outils SIRH. Cette option est souvent choisie par les, TPE/PME.

Mise en place des outils SIRH : que dit la loi ?

La mise en place des outils SIRH va forcément entrainer la nécessité d’introduire les nouvelles technologies dans l’entreprise.

Or, la consultation des instances représentatives du personnel (IRP) est obligatoire en cas de projets introduisant des nouvelles technologies car ils affectent la gestion et la marche générale de l’entreprise. Seuls sont soumis à information-consultation les projets “importants”, qui affectent une grande partie des salariés et ont des conséquences sur les conditions de travail, de sécurité ou la santé des salariés.

Il n’est pas nécessaire de soumettre tous les outils SIRH systématiquement à l’avis des IRP. Par exemple, les juges ont pu décider que l’installation d’un nouveau logiciel de gestion des absences ne constitue pas un projet important car il n’entraîne pas de conséquences sur l’emploi. Cependant, si l’outil SIRH est un dispositif automatisé de contrôle du temps de travail des salariés, il devra être présenté en détail aux IRP.

Par ailleurs, l’intégration de données des salariés dans certains outils RH est clef pour le succès de leur mise en place. Cependant, ces données détenues et exploitées par le service des RH sont par nature personnelles, confidentielles et extrêmement sensibles.

Le responsable SIRH, chargé de la gestion et du suivi du SIRH de l’entreprise, devra être particulièrement vigilant au respect du cadre réglementaire fixé par le RGPD. Pour s’assurer la conformité avec le RGPD du SIRH sur le long terme, le suivi et l’actualisation des différents logiciels du personnel doit faire partie des objectifs recensés dans le cahier des charges SIRH.

Prix/Tarif d’un outil SIRH

Au vu des nombreux facteurs externes ou internes au projet, il est impossible de donner le coût d’un logiciel SIRH. En effet, de nombreux paramètres doivent être pris en compte comme, par exemple, le nombre de collaborateurs travaillant dans l’entreprise, la prise en charge d’un besoin spécifique ou bien les fonctionnalités nécessaires.

Cependant, une fourchette de budget peut être envisagée. En moyenne, un SIRH coûte entre 25 000€ HT et 40 000€ HT. Pour profiter d’une mise en place d’un outil SIRH optimale avec un devis personnalisé, nous vous conseillons de prendre contact directement avec des éditeurs de ce type de logiciel.

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ScopHR : Un outil SIRH éprouvé, évolutif et personnalisable pour tous

ScopHR est un outil SIRH qui va permettre d’optimiser votre processus RH, respecter la réglementation, centraliser l’ensemble des données et surtout gagner en productivité ! La solution centralise et propose quatre grands modules avec des sous-modules personnalisables et évolutifs :

  • Administration du personnel ;
  • Gestion des talents ;
  • Acquisition de talents ;
  • Temps et planification.

Quels sont les meilleurs outils SIRH du marché ? Top des SIRH français

Voici une petite liste des meilleurs logiciels SIRH français en 2022 pour vous aider dans la gestion de vos Ressources Humaines :

  • ScopHR ;
  • Cegid ;
  • Talentia Software ;
  • Talentsoft ;
  • Smart RH.

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