Les 8 principales erreurs d’une fiche de paie à éviter !

Qu’est-ce qu’une fiche de paie ?

Définition fiche de paie

La fiche de paie (ou bulletin de paie – bulletin de salaire) est un document justifiant le paiement qu’un employeur doit remettre à son employé. Ce justificatif est encadré par le Code du Travail et est remis généralement selon une certaine périodicité. En effet, il est remis généralement en fin de mois.

Le bulletin de paie regroupe plusieurs informations obligatoires relatives à l’activité professionnelle du salarié : le nombre d’heures travaillées, la rémunération, les informations légales du salarié, le calcul des congés payés et les montants des cotisations.

Ce document est obligatoire pour tous les employés. De plus, ce document est précieux. De ce fait, il doit être conservé par les deux parties pendant plusieurs années. Nous vous recommandons par ailleurs de stocker les bulletins de paie de vos salariés en version papier dans un classeur ou porte-documents et en version numérique dans un de vos serveurs.

Quelles informations figurent dans une fiche de paie ?

Concernant les informations devant figurer sur le bulletin de salaire, le Code du Travail n’impose pas de modèle-type. Cependant, plusieurs mentions sont obligatoires et doivent apparaître sur la fiche de paie :

• Nom, prénom et intitulé de poste du salarié ;
• Nombre d’heures travaillées par l’employé ;
• La convention collective applicable au salarié ;
• Nombre de jours de congés payés en solde et pris ;
• Les cotisations sociales et leur montant ;
• L’impôt sur le revenu et le montant ;
• Le Code NAF ;
• Le montant total du salaire brut et net du salarié.

Gardez en tête que le but premier du bulletin de paie est de déterminer la rémunération du collaborateur une fois toutes les cotisations payées. En tant qu’employeur, vous déduisez les charges salariales du salaire brut pour calculer le salaire net de l’employé.

Gestion de la paie : quelles sont les erreurs les plus courantes ?

La réception du bulletin de paie par le salarié est suivie d’un rituel bien spécifique. En effet, le salarié vérifie le montant de sa rémunération pour constater si cette dernière est cohérente. Il prend aussi quelques instants pour vérifier son nombre de jours de congés payés qui lui reste. Cependant, si les montants présentés ne montrent aucune disparité, il ne s’attarde pas sur les divers dysfonctionnements qui seraient présents entre les lignes. Les erreurs plus courantes concernent :

• Une rémunération incohérente ;
• Un nombre total d’heures travaillées inexact ;
• Des erreurs sur les montants des cotisations ;
• Un mauvais calcul des congés payés ;
• Des notes de frais non remboursées ou avec des montants inexacts ;
• Des absences pour maladie ou des arrêts de travail erronés ;
• Un trop-perçu dans le salaire.

Les 8 erreurs à éviter sur une fiche de paie

Les erreurs présentes sur une fiche de paie peuvent avoir des conséquences plus ou moins dommageables autant pour l’employeur que pour le salarié. Certaines sont fréquentes, d’autres beaucoup moins mais toutes ralentissent le bon fonctionnement de l’entreprise et les opérations de paiement.

Erreur administrative

L’erreur de type administratif n’est pas une erreur grave en soi. Elle peut impacter l’organisation de la paie et les processus de l’entreprise, mais est facilement repérable et réparable. Il peut s’agir d’une erreur dans l’adresse du salarié, son numéro de sécurité sociale, son nom de famille ou le numéro de son département.

Les erreurs administratives demandent systématiquement un renvoi d’une fiche de paie avec les informations corrigées. Heureusement, il suffit simplement de rééditer la fiche de paie pour qu’elle présente les bonnes informations. De manière générale, c’est l’employé qui vient remonter ce type d’erreur aux services RH.

Erreur trop-perçu/manque-perçu de salaire

C’est une erreur qui est assez commune dans les bulletins de paie. Effectivement, le calcul du salaire dépend de tellement de variables qu’il peut être facile de faire des erreurs. Il suffit qu’un seul montant d’une des variables soit faux pour que cela impacte le salaire net à verser au salarié.

Généralement, une erreur de salaire se traduit de deux façons : un trop-perçu pour le salarié ou, à l’inverse, un moins-perçu.

Erreur de congés payés sur la fiche de paie

Après le salaire, ce que votre employé va regarder c’est le nombre restant de congés payés qui lui reste. Cette notion est d’autant plus importante qu’une simple erreur logicielle peut retirer des congés payés à un salarié qui n’en a pas pris. Cette erreur peut causer certains torts importants dans le cas où elle ne serait pas repérée rapidement.

En principe, il n’existe aucun droit de report des congés payés sauf en cas d’autorisation expresse de l’employeur.

Erreur sur le nombre d’heures travaillées

La gestion des temps et activité est une notion complexe pour une entreprise. C’est d’autant plus le cas si les effectifs sont nombreux ou bien si les contrats et individus changent de rythme de travail (changement d’horaire, heure supplémentaire, remplacement d’effectif manquant, etc.). De ce fait, le suivi du nombre d’heures travaillées et des congés et absences peut être un casse-tête pour les services RH.

L’erreur sur le nombre d’heures travaillées est assez courante et a une répercussion directe sur le salaire de l’employé. Effectivement, si le calcul des heures travaillées est erroné (que ce soit à travers des heures supplémentaires ou à des heures non comptabilisées), alors le salaire est modifié (trop-perçu ou manque-perçu).

Enfin, veillez à faire attention aux différents types d’heures de travail. Les heures au taux normal, heures supplémentaires ou congés ne sont pas comptabilisés de la même façon. Bien les catégoriser vous évitera de nombreuses erreurs de fiches de paie.

Erreur sur l’ancienneté dans la fiche de paie

Se tromper sur la date du début du contrat de votre employé a une incidence directe sur le calcul de son ancienneté. En effet, l’ancienneté d’un salarié lui octroie certains droits légaux et conventionnels dont il ne pourrait pas avoir accès. C’est par exemple le cas de la prime d’ancienneté qui peut être accordée à partir de 3 ans d’ancienneté dans une entreprise.

De plus, l’ancienneté d’un salarié lui permet de toucher une indemnité de licenciement qui est plus importante. De ce fait, cette information est cruciale dans une fiche de paie et doit être correctement renseignée.

Erreur dans le calcul des cotisations sociales

En France, les entreprises s’acquittent de nombreuses cotisations sociales et salariales obligatoires. Lors de la création d’une fiche de paie, les erreurs dans les montants des diverses cotisations sont courantes. Effectivement, les barèmes changent régulièrement et les calculs des cotisations sociales sont complexes et génèrent des anomalies.

Ce type d’erreur cause des dommages importants notamment dans les droits du salarié. Le droit à la formation, l’assurance chômage ou encore la cotisation pour la retraite sont directement impactés.

Pour les entreprises, le fait de payer moins de charges peut entraîner un redressement de la part de l’URSSAF. À l’inverse, si les entreprises en payent trop, c’est la trésorerie qui en pâtit !

Erreur de convention collective

La convention collective n’est pas obligatoire pour toutes les entreprises. En revanche, celles qui en possèdent doivent l’indiquer au salarié sur le bulletin de paie.

Parfois, il arrive que la convention collective mentionnée sur la fiche de paie ne soit pas la bonne. Dans ce cas, l’employé peut demander réparation à l’employeur.

Enfin, si les conséquences de cette erreur sont en votre défaveur, vous ne pourrez pas demander le remboursement du trop-perçu à votre employé.

Erreur du taux de prélèvement à la source

En vigueur depuis le 1er janvier 2019, le prélèvement à la source doit apparaître sur le bulletin de salaire de vos employés. Le calcul du prélèvement est piégeux et une erreur dans la fiche de paie peut entraîner des sanctions de l’administration fiscale.

De manière générale, les erreurs concernent le taux du PAS (prélèvement à la source) ou l’assiette fiscale retenue.

Est-il possible de rectifier une fiche de paie ?

Il est possible de rectifier une fiche de paie erronée. Par ailleurs, il est fortement recommandé à un employeur de régulariser un bulletin de salaire le plus rapidement possible. C’est notamment le cas si l’erreur de salaire est détectée par le gestionnaire de paie ou au RH.

Le Code du Travail ne prévoit pas de formalités particulières pour modifier une fiche de paie. Cependant, l’employeur est tenu d’informer l’employé concerné de la rectification de sa fiche de paie avant de pouvoir la modifier. Bien évidemment, si l’employé n’a pas eu accès à son bulletin de paie erroné, vous n’avez pas besoin d’informer ce dernier.

Enfin, une fois l’erreur corrigée, l’employeur doit impérativement renvoyer au salarié la fiche de paie clarifiée.

Qui contacter en cas d’erreur sur une fiche de paie ?

En tant qu’employé, si vous constatez une erreur en votre défaveur, il est important de faire une réclamation pour une erreur auprès de votre employeur pour procéder à une régularisation du salaire. De manière générale, l’employeur propose de régulariser la situation sur les fiches de paie suivantes.

Dans le cas où vous seriez en conflit avec votre employeur, vous pouvez saisir les prud’hommes pour demander le paiement de votre salaire (avec les intérêts de retard ou les dommages et intérêts en cas de réel préjudice) ou bien une rupture du contrat de travail avec licenciement pour cause réelle et sérieuse.

Quel délai pour une réclamation et contester une fiche de paie ?

Un salarié dispose de 3 ans après la remise de sa fiche de paie pour contester l’exactitude des montants et informations renseignées. La contestation se fait auprès de son employeur ou du Conseil des Prud’hommes même si le salarié l’a accepté de prime abord.

Le salarié peut contester à peu près toutes les informations contenues dans sa fiche : l’intitulé du poste, le montant du salaire, des cotisations sociales, le nombre d’heures travaillées, les jours de congés, etc.

L’employeur peut être condamné, en cas d’absence de remise de fiche de paie, à une amende pouvant aller jusqu’à 450 euros par bulletin manquant ou irrégulier. De plus, le salarié peut obtenir des intérêts pour le préjudice subi ainsi que la régularisation.

Comment modifier une fiche de paie ? Modification d’un bulletin de paie

La fiche de paie a surtout une valeur d’information pour le salarié au moment de la paie. En cas de modification par vos services RH ou comptabilité, vous devez informer le salarié de la modification. Le but étant de trouver une solution amiable afin de régulariser la situation.

À l’heure actuelle, il n’y a pas de formalisme sur la manière de modifier une fiche de paie. En effet, vous pouvez choisir de corriger chaque bulletin de paie comportant une erreur. Vous pouvez tout aussi bien corriger l’ensemble des bulletins erronés sur un seul document.

Éviter les erreurs de fiches de paie efficacement

Maintenant que vous connaissez les erreurs courantes d’une fiche de paie, intéressons-nous aux moyens disponibles afin de les éviter au maximum.

Pour vous éviter de commettre des erreurs sur une fiche de paie et les importantes répercussions qui en résultent, la meilleure solution est d’utiliser un logiciel SIRH qui possède un module de gestion de la paie. L’avantage de ce type d’outils est qu’il dématérialise la gestion de la paie et vous permet de modifier rapidement une fiche de paie en cas d’erreur. De plus, il permet un stockage optimal des bulletins de paie au format numérique, offrant un accès privilégié à vos services.