Quels outils et bonnes méthodes pour la gestion du temps de travail ?

Cet article est fait pour vous si ….

Depuis quelque temps vous vous sentez surmené ? Vous quittez votre lieu de travail souvent tardivement ? Vous avez la sensation que vos journées ne sont faites que de soucis à régler, de problèmes à résoudre, de tensions, de stress ?

Il s’avère intéressant pour vous de vous pencher sérieusement sur votre gestion du temps et d’essayer de mettre en place quelques principes simples, mais efficaces afin de faire à nouveau rimer efficacité avec sérénité !

Pourquoi mieux gérer son temps au travail ?

gestion du temps définition

Désormais dans la plupart des vies que nous avons – remplies et archi connectées – le moindre jour, la moindre heure, vont être désormais comptés, décortiqués, comptabilisés, et même facturés… Ainsi, passer maître dans l’art de la gestion du temps est devenu une nécessité si vous ne voulez pas perdre le contrôle.

Sans une bonne gestion de son temps de travail, votre vie professionnelle et même personnelle va pâtir et vous allez vite être assailli de multiples alarmes et autres rappels à l’ordre. Les avantages qu’offrent la bonne maîtrise de son temps de travail sont nombreuses et impactantes :

• • Gain accru de productivité et d’efficacité : votre travail est mieux structuré, vous allez obtenir une vision plus éclairée des tâches et échéances, vous allez atteindre plus facilement vos objectifs ;
  • Meilleure gestion de votre temps libre : vous pourrez être mieux à l’écoute de vos collaborateurs, obtenir du temps pour vous former ou même simplement souffler et prendre l’air ;
  • Fin du stress et des angoisses : votre esprit sera délesté du poids des incertitudes, puisque via la meilleure gestion vous ne serez plus pris à la gorge, c’est aussi une charge mentale très fortement diminuée.

Comment mieux gérer son temps de travail ?

Pour arriver à bien gérer son temps, pas de recette miracle, il faut instaurer un minimum d’organisation et de rigueur de manière à pouvoir ordonner ses tâches et avoir une bonne visibilité de son travail, ses impératifs et deadlines à respecter. Gestion du temps et principes de base.

Apprendre à être organisé et optimiser son temps

Courir après mille et une tâches ne rend jamais les personnes plus efficaces ou productives, bien au contraire. Concrètement, avoir un emploi du temps surchargé ne va juste donner que l’illusion de davantage de productivité. On y prête moins attention mais les pertes de temps ne sont pas toujours là où on les attend.

Planifier ses tâches grâce à un planning, de manière ordonnée et veiller à ce que son travail soit structuré efficacement, au même titre que rangé son bureau – vont être les premières étapes vers une gestion fine du temps et une meilleure exécution de vos activités. La gestion de projet est aussi importante.

Se fixer des objectifs personnels et obtenir une bonne gestion du temps et du stress

En fixant des objectifs et des deadlines, on peut mieux anticiper et visualiser vers là où l’on va. Nos objectifs permettent d’avancer tout en maintenant un cap fixé. Ils vont offrir l’avantage de pouvoir précisément savoir où nous en sommes et ce qu’il va rester à accomplir. Cela s’inspire de la méthodologie à succès : S.M.A.R.T. – Simples, Mesurables, Acceptables, Réalistes et Temporellement définis.

Vous pouvez ainsi vous fixer des objectifs hebdomadaires, mensuels ou même quotidiens afin d’articuler plus adéquatement le temps dans votre activité et le mettre à bonne disposition.

Définir précisément ses priorités

Prioriser vos tâches va vous permettre de mieux gérer votre temps de manière plus efficace et aussi plus effective. Cela va aussi vous offrir la possibilité de mieux développer votre intelligence émotionnelle en apprenant par exemple, à utiliser son stress à bon escient plutôt qu’à se laisser submerger par ce dernier.

De nombreuses méthodes ont été développées et sont à votre disposition pour clarifier vos priorités et ainsi gagner en efficacité. Les grandes lignes restent redondantes et ressemblent à peu de choses près à ces best practices suivantes :

• Identifiez les tâches à accomplir ;
• Analyser le degré d’urgence et d’importance ;
• Agissez de manière adéquate ;
• Faites des mises à jour et des points réguliers.

La fin de la procrastination, le début de la productivité

Remettre à plus tard les actions que l’on peut effectuer à l’instant T, vont être de réels freins à l’action et vont avoir des conséquences directes, au niveau de la productivité et du respect des délais. Cela va pouvoir aussi devenir une source de tensions, de démotivation, de frustration et concourir, in fine, à alourdir votre charge mentale.

Ainsi, on le sait bien, si procrastiner est parfois inévitable, prenez conscience que cela est une mauvaise habitude qui peut vous conduire vers de mauvaises habitudes qui vont nuire à votre bonne productivité.

Gestion du temps et des priorités

Être à même d’exprimer un refus est une compétence clé. Non seulement, celle-ci va permettre de s’affirmer et se faire respecter, mais elle va aussi éviter de se laisser submerger par des tâches qui ne nous incombent pas et qu’on pourrait aisément déléguer.

Augmenter sa capacité de concentration

Savoir se concentrer permet de faire basculer son cerveau en mode « travail » et donc devenir pleinement actif, soit fournir un gage d’efficacité. Être focus va permettre également d’évacuer momentanément les problématiques et faire abstraction des bruits et distractions environnantes et s’ancrer ainsi totalement dans le moment présent.

Savoir s’arrêter et prendre des pauses quand cela est nécessaire

Nous sommes tous en non-capacité de rester concentrés – efficacement- une journée entière. Il va être nécessaire de prendre une pause, de respirer. Contrairement à la rumeur, cela est tous sauf contre-productif. Les pauses vont permettre de diminuer le stress et d’oxygéner votre cerveau. Il faut aussi se familiariser à la gestion de projet, une fois le temps de travail bien ordonné ;

Méthodes et outils de gestion du temps.

Le plus gros des challenges en la matière va être de faire preuve de constance dans votre démarche.

Il existe beaucoup de techniques et d’outils pour parvenir à ses fins et gagner du temps. Voici une sélection de méthodes qui ont fait leurs preuves. Libre à vous de vous les approprier et de les coupler à une bonne gestion de projet !

Méthode GTD : Getting things done

Cette approche globale de gestion du temps – le Getting Things Done – traduit comme l’art de faire en sorte que les choses se fassent – va s’articuler autour de 5 astuces :

• Collecter et identifier les tâches à accomplir ;
• Traiter et analyser la nécessité d’une action ;
• Organiser et orchestrer selon le degré d’importance, d’urgence vos tâches ;
• Réviser et suivre l’état d’avancement ;
• Agir et prendre une décision en fonction des options précédemment retenues.

Même si cette première étape peut apparaître comme étant un peu fastidieuse, cet outil va pouvoir vous apporter un gain de temps réel et précieux dans votre vie aussi bien pro que personnelle.

La classique mais efficace To-do list

Cet outil est relativement simple et va toujours avoir comme objectif de visualiser clairement son agenda ainsi que les différentes tâches à effectuer. Il va s’agir de :

• Faire une liste des différentes actions à mener et des tâches à accomplir ;
• Penser à affecter une priorité pour chacune des tâches définies ;
• Faire un classement en hiérarchisant selon une priorité que vous aurez définie.

La Matrice Eisenhower

Cette méthode simple va permettre de réfléchir Le modèle est divisé en 4 quadrants correspondant chacun à un degré d’importance et d’urgence spécifique :

• Les tâches importantes et urgentes qui doivent être traitées prioritairement ;
• Les éléments importants, mais non urgents qui devront être planifiés en amont ;
• Les items non importants, mais quand même urgents qui devront être traités immédiatement ou délégués ;
• Les tâches non importantes et non urgentes dont le traitement sera abandonné ou mis de côté.

Le « Timeboxing » ou gestion par blocs de temps

Le Timeboxing ou gestion par blocs de temps est une stratégie de gestion du temps qui va s’axer sur les objectifs et consister à réaliser son travail dans le cadre de blocs de temps spécifiquement définis. Elle est particulièrement prolifique lorsque vous souhaitez gérer votre liste de tâches de façon proactive tout en ayant une idée précise du temps que va prendre chacune de ces tâches et le temps que vous allez donc y allouer.

Grâce à cette gestion par blocs de temps, vous allez pouvoir scinder les tâches volumineuses en des éléments plus petits et traiter ces derniers dans un délai très raisonnable. À chaque tâche va correspondre un bloc de temps, qui ne doit pas faire plus de trois heures. Par exemple, si vous avez une tâche du type : écriture d’un article de blog à forte valeur ajoutée. Dans ce cas, vous aller pouvoir programmer un bloc de temps de deux heures pour en rédiger le plan. Après avoir fait une pause, vous allez repartir sur un bloc de temps de trois heures pour réaliser une première ébauche de cet l’article. Concrètement, diviser le travail en plusieurs parties va vous permettre d’avancer progressivement au fil des jours et des semaines.

Le « Time blocking » ou blocage du temps pour la gestion des temps et activités

Le Time blocking va se rapprocher du Timeboxing. La différence va se situer au niveau tâches et du temps alloué. Ainsi, au lieu de prévoir une certaine durée pour les tâches individuelles, vous allez bloquer des périodes précises dans votre calendrier pour les consacrer à des tâches connexes. Gérer son planning de cette façon va vous permettre de décomposer votre semaine de travail en plusieurs tranches horaires distinctes. Typiquement : les tâches réparties sur différents projets, la communication avec vos collaborateurs, les heures de pause, etc. Avec cette stratégie, vous pourrez vous concentrer sans être parasité. C’est une technique « idéale » pour travailler dans de bonnes conditions et traiter le travail de fond.

Pour créer ce que l’on a appelé « bloc de temps », vous allez commencer par définir vos priorités quotidiennes et celles hebdomadaires. Ensuite, il ne reste qu’à regrouper les tâches semblables au sein d’un même bloc de temps.

SIRH et gestion du temps de travail en entreprise

La gestion du temps, nous l’avons déjà évoquée est devenu en plus d’une nécessité pour les collaborateurs- un levier majeur d’optimisation pour les entreprises. Ainsi, une bonne gestion des plannings prévisionnels, va offrir la flexibilité et une grande efficacité, tout en assurant une équité indispensable entre les salariés. En sus, automatiser le comptage des temps de présence et d’absence, tout en respectant les lois, conventions collectives et accords d’entreprise, va devenir déterminant dans la gestion administrative de vos ressources humaines.

La gestion du temps et la planification sont vite devenues des axes stratégiques mais néanmoins, il est aussi devenu plus difficile de gérer le temps de travail dans le respect de l’ensemble des contraintes légales sans une certaine dose d’automatisation. Les éditeurs de logiciels GT, sont donc devenus très sollicités avec leur planning, le comptage des temps, l’export de présences et d’absences… L’accès à l’information en temps réel est un gain de temps pour les équipes RH tout comme pour les managers de chaque service.

Pour les collaborateurs aussi, ces outils deviennent vitaux… demande de congés, saisie de notes de frais, saisie des activités réalisées… Cela évite la double saisie, limite les erreurs et fait gagner du temps à tous. Finalement c’est toute l’entreprise qui consulte et met à jour le planning.