Gestion des frais : Les avantages de l’automatisation via un SIRH

C’est un gain de temps et d’efficacité au niveau des tâches administratives, de data financières de meilleure qualité, d’une meilleure visibilité et d’un contrôle accru au niveau de la comptabilité. ScopHR vous en dit plus…

Qu’est-ce que la gestion des frais en entreprise ?

Définition de la gestion des frais

La gestion des frais dans les entreprises va dépendre des dépenses effectuées dans lesdites entreprises. Cela peut être lié aux frais de déplacement, correspondre aux frais et dépenses marketing ou médias, ou encore aux abonnements et à la caisse. Vont être aussi concernés l’approvisionnement, les achats, les factures, mais va exclure les dépenses opérationnelles standards et celles des salaires.

Quand on sait que les dépenses variables totalisent 20 % des coûts d’une entreprise, il est essentiel d’avoir de la visibilité et du contrôle pour savoir combien est dépensé pour quoi et par qui.

Automatisation de la gestion des notes de frais : La fin du traitement manuel et des problématiques récurrentes ?

Tous ces procédés, bien connus de chacun, sont malheureusement loin d’être la meilleure solution. Quand les cartes sont partagées et que les dépenses peuvent représenter de petits montants, il n’est pas facile de savoir qui a dépensé quoi et l’entreprise se retrouve peut-être exposée à de la fraude sur les notes de frais. D’un autre côté, le traitement manuel des factures est un processus long et fastidieux où les erreurs peuvent très facilement arriver et même passées inaperçues.

Le traitement manuel peut être une cause d’erreurs fréquentes et de données incomplètes. Or, sans données fiables, il est difficile de faire des estimations justes et des prévisions de dépense précises. La performance de l’entreprise est en jeu et risque d’en pâtir, idem pour la compta et le service RH qui peut perdre en crédibilité.

Le manque de visibilité, va rendre difficile le traitement de toutes ces données du côté des managers qui doivent savoir où en sont les dépenses. Ce problème « manuel » concerne donc toutes les organisations et très souvent les start-ups et les scale-ups – où ces flux de trésorerie peuvent être plus tendus et plus variables que dans d’autres structures.

Enfin, passer par une gestion manuelle des dépenses va aussi devenir un frein pour ceux qui ont besoin de faire un achat par exemple. Les employés ne vont pas savoir à qui s’adresser et tout le monde va perdre beaucoup de temps à envoyer et répondre à des e-mails et à de nombreux coups de téléphone. Dans cette dynamique, certains achats peuvent prendre des jours ou des semaines avant d’être autorisés. Cela peut avoir des incidences et venir perturber le bon fonctionnement des équipes et de l’entreprise.

En bref, les méthodes trop anciennes rendent le quotidien pénible et difficile. La digitalisation apparaît comme une option toute choisie.

Comment automatiser la gestion des frais ?

Prenons l’exemple de l’automatisation avec un SIRH classique et son module dédié. Pour les acteurs concernés, plutôt que de remplir des formulaires papier et de s’inquiéter du retard de leurs remboursements ou de la bonne réception de celles-ci, les salariés pourront utiliser directement des cartes prépayées ou à usage unique pour effectuer leurs achats. Dans certains cas, la gestion de ces dépenses offre la possibilité de suivre le statut de leurs demandes, de contrôler leur budget, de capturer les informations relatives à la TVA ou de prendre encore des photos des justificatifs.

En aval, les managers et toute personne qui est habilitée à valider les dépenses vont pouvoir automatiser la gestion des demandes, des achats et la réconciliation. Il devient ainsi très simple de déterminer des règles et des budgets pour une personne, une équipe ou un projet et beaucoup mieux contrôler les dépenses. Grâce à l’automatisation, il est possible de consulter en temps réel la data et générer des rapports en quelques clics. Enfin, lorsque la réconciliation arrive, votre système de gestion des dépenses s’intégrera à la plupart des plateformes comptables et les données seront automatiquement transférées.

Quels sont les avantages de l’automatisation de la gestion des frais ?

Gain d’efficacité

L’automatisation est incontestablement plus rapide et plus simple que le traitement dit « manuel » surtout avec un logiciel de gestion spécialisé. Celle-ci permet d’en finir avec l’interminable saisie de données, les notes et formulaires en papier ainsi que les calculs longs et fastidieux. Le fait que les dépenses se détectent plus facilement, il est beaucoup plus simple d’identifier les coûts que l’on va appeler cachés. Idem, pour les dépenses superflues, les doublons d’abonnements ou de factures, le crédit de TVA à réclamer ; toutes ces tâches vont pouvoir cesser d’être un sujet de préoccupation pour le contrôle de gestion.

Gage de Précision et d’analyse

Choisir d’en finir avec la saisie manuelle des données va réduire les risques d’erreur, de doublons ou encore de perte des données. Les services financiers vont avoir davantage confiance quant aux informations qu’ils communiquent à l’entreprise et les salariés vont se sentir plus autonomes.

L’automatisation permet aussi de gagner en analyse puisque les rapports détaillés sont disponibles à distance et de manière instantanée. Cette action est impossible quand les dépenses sont gérées sous Excel. Toutes les opérations – enregistrées en temps réel – offrent un tableau complet des dépenses et des flux de trésorerie consultable à tout moment par le responsable financier.

Passer à l’automatisation offre aux équipes concernées de se consacrer à des activités à meilleure valeur ajoutée. Typiquement, on peut prendre l’exemple de la création de bons de commande et de reçus pour factures acquittées, l’identification de nouvelles opportunités et la possibilité de déceler d’éventuels risques et menaces.

Cette équipe financière plus agile peut désormais proposer à l’entreprise des analyses, des prévisions et des stratégies mieux informées. Ce qui constitue un avantage compétitif.

Flexibilité et contrôle

Un contrôle accru va constituer l’un des principaux avantages de l’automatisation. Si l’on reprend l’exemple des notes de frais, quand celles-ci sont traitées manuellement, le contrôleur n’a in fine pas de visibilité sur la dépense qu’au moment de l’achat. En effet, les cartes partagées peuvent servir pour des dépenses diverses et variées et les demandes de remboursement peuvent n’arriver qu’à la dernière minute.

L’automatisation du système grâce à un SIRH ou un logiciel de gestion spécifique, permet aux contrôleurs de définir des règles et des budgets pour différentes cartes ou individus, ils peuvent même restreindre une carte à un seul type d’achat comme les fournitures ou le transport. Les cartes vont aussi pouvoir être naturellement activées ou désactivées instantanément. C’est un niveau de sécurité supplémentaire en cas de vol ou de fraude.

Sachez également que ces systèmes de gestion des notes de frais permettent de créer des cartes, des portefeuilles et des budgets qui reflètent et dessinent la structure de l’organisation. Ils vont, de facto, pouvoir s’adapter à l’entreprise en fonction de sa croissance et peuvent gérer plusieurs devises quand les opérations s’étendent à d’autres pays.

Épanouissement des employés grâce à la bonne gestion des frais

L’automatisation va booster la productivité de l’entreprise mais va aussi avoir des effets positifs au quotidien sur la qualité de vie au travail. Le fait que les dépenses soient gérées par les équipes est souvent très apprécié, puisqu’elles peuvent gérer elles-mêmes leurs besoins, cette capacité d’action augmente aussi leur satisfaction. Cette rapidité et souplesse dans les actions vont offrir une meilleure expérience au quotidien.

Les équipes financières et comptables sont elles aussi libérées et leur journée de travail devient plus agréable et motivante. En s’éloignant de la comptabilité pure, elles peuvent jouer un rôle plus central au sein de l’entreprise. Ceci permet aux services financiers de se positionner en tant que partenaires stratégiques et catalyseurs du changement pour l’ensemble de l’organisation et non comme simples comptables isolés.

ScopHR et son module dédié à la gestion des frais

Avec notre module SIRH spécifique à la « gestion des frais », vous pouvez dématérialiser et gérer rapidement toutes les dépenses de vos salariés en direct et à distance.

Le sous-module : Ordres de mission

Grâce à cet, outil vous pouvez permettre à vos collaborateurs de solliciter la validation pour l’engagement de leurs dépenses à venir comme la demande d’engagement de mission (dates, durée, type et motif de l’intervention).

Le sous-module : Avances sur frais

Dites stop au retard et aux problématiques liées aux avances de frais. Avec ce sous-module de notre logiciel de gestion, facilitez les différentes demandes d’avance de vos collaborateurs comme la saisie des demandes d’avance sur frais par les collaborateurs sur le portail RH, l’affectation aux catégories comptables et notes de frais, ou encore la consolidation des demandes sur le tableau de bord des professionnels RH.

Le sous-module : Notes de frais

Offrez la possibilité à vos collaborateurs de saisir simplement et rapidement leurs notes de frais et de suivre dans de meilleures conditions les justificatifs et l’avancement de leur traitement. Notre système va ventiler les frais selon la nomenclature comptable de votre l’entreprise comme la déclaration des frais via le portail avec justificatifs, la définition des catégories d’imputation comptables de votre organisation, ou encore la gestion des barèmes fiscaux et du multidevise. Vous pourrez aussi suivre le statut d’avancement et date de paiement et puis consulter ensuite le rapport de données de contrôle de gestion.

C’est quoi la gestion des notes ?

Comment automatiser sa facturation ?

Pourquoi digitaliser les notes de frais ?