Comment préparer l’entretien annuel individuel ? Les 10 règles d’or à connaître

De nombreux textes et bonnes pratiques RH encadrent la démarche d’entretien annuel individuel pour éviter les dérives et garantir un échange cordial et respectueux des droits du salarié. Qu’elle soit redoutée par certains ou bien attendue par d’autres, voici les règles d’or à respecter pour faire de cet entretien un moment enrichissant et productif !

Qu’est-ce qu’un entretien individuel annuel ? Définition entretien individuel

L’entretien individuel est un rendez-vous annuel entre un manager et un salarié. L’objectif de cette pratique est, pour l’employeur, d’apprécier les nouvelles compétences acquises au cours de l’année par le salarié mais aussi d’évaluer les résultats obtenus par rapport aux objectifs fixés lors d’un entretien d’embauche ou l’entretien individuel précédent.

Enfin, l’entretien annuel a un but commun aux deux parties : fixer des objectifs pour l’année à venir et les récompenses en cas de réussite.

Quels sujets sont abordés lors d’un entretien individuel annuel ?

L’entretien annuel individuel n’est pas un échange informel ! En effet, il s’agit de l’occasion idéale pour un collaborateur de pouvoir échanger avec son n+1 sur différents sujets :

• Faire le bilan de l’année écoulée (compétences acquises, bonnes expériences professionnelles, missions importantes effectuées, formations suivies) ;
• Évaluer les compétences actuelles ;
• Partager les différents avis, réussites, ressentis, questionnements, inquiétudes et difficultés rencontrées ;
• Échanger sur les perspectives d’évolution (augmentation de salaire, changement de poste, formations, etc.) ;
• Définir les objectifs professionnels pour l’année à venir.

Gardez en tête que l’entretien individuel n’est pas juste utilisé pour évaluer le salarié. En effet, le principe même de l’entretien est un échange entre un collaborateur et son n+1 pour définir ensemble, un cadre de travail garantissant une bonne collaboration professionnelle. C’est une sorte de moment privilégié pour discuter, prendre la température de la situation actuelle et entrevoir ensemble l’avenir de l’entreprise.

Les sujets à ne pas aborder pendant un entretien individuel ?

Durant l’entretien individuel, certains sujets de discussion ne doivent absolument pas être abordés. C’est le cas par exemple des sujets qui amènent à des jugements de valeur sur un collègue ou un supérieur ou plus globalement, les sujets qui fâchent : politique, religion, sexualité, état de santé, etc.

Globalement, partez du principe que tout sujets en lien avec la vie privée du collaborateur sont à proscrire. Les sujets à aborder doivent systématiquement être en lien direct par rapport aux activités professionnelles et missions du salarié.

Comment mener un entretien individuel ? Les 10 règles d’or à respecter

Mener une série d’entretiens individuels demande beaucoup de préparation et une certaine rigueur ! En effet, vos services RH et manager s’apprêtent à s’entretenir avec de nombreux collaborateurs.

Préparer une trame d’entretien individuel à suivre

Bien que l’entretien soit individualisé – et donc personnalisé – il est important de concevoir un fil conducteur afin de conduire efficacement l’entretien et ne pas se disperser. Pour ce faire, préparez les thématiques importantes relatives aux activités professionnelles du collaborateur, son quotidien, ses difficultés et ses axes d’amélioration. De plus et dans le but de mener un échange sans filtre et de qualité, incitez le collaborateur à partager son avis sans jugement.

Le jour J, venez avec cette trame d’entretien individuel et remplissez-la au fur et à mesure de l’échange. Le fait de la remplir en temps réel avec les informations données par le collaborateur vous permet de vous assurer de n’avoir oublié aucune partie. Si vous avez besoin d’inspiration concernant les questions à poser à votre collaborateur, n’hésitez pas à lire la suite de cet article !

Préparer l’entretien individuel en amont

Votre équipe est constituée avant tout de personnes à considérer de la meilleure manière possible. En effet, certains d’entre eux ont travaillé en amont leur entretien individuel. Vous ne pouvez donc pas déroger à la règle et vous présentez en entretien les mains dans les poches ! Cela enverrait une mauvaise image de l’entreprise et vos collaborateurs auront l’impression que l’entretien est avant tout une modalité administrative obligatoire.

Si vous gérez la même équipe depuis un peu plus d’un an (ou depuis le dernier entretien individuel), reprenez le compte-rendu précédent. Si vous êtes arrivés après les entretiens, demander aux équipes RH ou à un supérieur hiérarchique les comptes-rendus écrits précédents. L’objectif de cette préparation en amont est bien évidemment de vous rappeler les éléments que vous aviez notés précédemment. Dans le cas où vous seriez le nouveau manager, vous aurez une vision globale des évolutions des membres de vos équipes et serez à même de comprendre les enjeux actuels de vos collaborateurs.

Officialiser l’entretien individuel

Pour un entretien individuel annuel calme, efficient et productif, vous devez officialiser l’entretien. Pour cela, vous devez libérer un créneau pour mener cet entretien et définir un lieu calme dans lequel vous ne serez pas dérangés. Vous aurez donc un cadre propice pour échanger.

Reprendre sur la base de l’existant

Pour cette règle, vous devez reprendre les précédents entretiens que vous ou votre prédécesseur avait menés avec votre collaborateur. Partir avec pour point de départ les entretiens passés vous permet de connaître l’histoire de votre collaborateur, ses objectifs et ambitions professionnels cités les années précédentes. Vous aurez aussi accès aux différentes évolutions au cours des années de votre collaborateur et pourrez prévoir la prochaine évolution. Bâtir son entretien individuel sur ceux existants rend votre entretien plus personnalisé et qualitatif.

Valoriser le travail de vos collaborateurs

Tout le monde le sait, le meilleur moyen pour motiver quelqu’un est de valoriser ses actions. En effet, la critique s’avère être facile, mais ne permet pas aux collaborateurs de rester motivés et de vouloir performer davantage. En tant que manager, vous menez l’entretien. C’est donc à vous de donner le ton de cet entretien. Cependant, n’hésitez pas à valoriser le travail de votre collaborateur et son attitude positive chez vous !

Un collaborateur a besoin de voir les résultats de son travail et d’être complimenté en conséquence. Cette reconnaissance peut prendre la forme d’une augmentation salariale, mais pas uniquement. Effectivement, la reconnaissance du manager, l’accès à plus de responsabilités ou encore davantage de missions diversifiées et intéressantes à faire sont des bons moyens pour valoriser ses compétences.

Aborder la négociation salariale

Pour beaucoup de collaborateurs, l’entretien annuel est le moment idéal pour demander une augmentation de salaire. Effectivement, si le bilan de l’année précédente s’est avéré positif, ce dernier voudra sûrement recevoir une récompense ou une revalorisation salariale.

En tant que manager, vous ne pouvez pas passer outre ce sujet. Le sujet de l’augmentation salariale doit être abordé même si cette dernière n’aura pas lieu pour des raisons diverses (objectifs non atteints, problème de trésorerie en interne, impossibilité d’augmenter les salaires, etc.). Si vous ne pouvez pas augmenter le salaire de votre collaborateur, expliquez-lui clairement les raisons. Le collaborateur risque d’être un peu déçu de la finalité du rendez-vous, mais il ne vous en tiendra pas compte si les raisons sont justifiées. Dans le cas où l’augmentation ne serait pas possible car la réalisation des objectifs n’a pas été atteinte, réévaluez ensemble de nouveaux objectifs plus atteignables et réalistes.

Mener un échange, pas un monologue

La phase sur le bilan de l’année passée, le manager doit orienter l’entretien vers le ressenti du collaborateur. Effectivement, le but de ce rendez-vous n’est pas de véhiculer un discours sur l’entreprise ou bien les talents de management. Le collaborateur doit activement participer à la conversation !

On entre dans la phase d’écoute. Dans cette phase, demander au collaborateur comment il se sent dans l’entreprise, dans son équipe et dans son poste. Concernant le ratio de parole dans cette phase, le collaborateur doit parler environ 70% du temps afin de lui laisser assez de liberté pour qu’il fasse son bilan. Il doit faire le point sur ces atouts et faiblesses à retravailler. Pour ce faire, il doit se sentir en confiance pour exprimer ses aspirations professionnelles.

En tant que manager, vous devez être préparé face non seulement aux bonnes remontées que vous recevrez, mais aussi et surtout face aux différents problèmes organisationnels que le collaborateur exprimera. Le cadre que vous posez pour ce rendez-vous avec le collaborateur est crucial pour son bon déroulement. Privilégiez une ambiance ouverte et décontractée !

Préparer le futur de l’entreprise

Pendant l’entretien individuel, vous devez être capable d’analyser le potentiel du collaborateur en face de vous et son évolution possible au sein de votre entreprise. Votre capacité à avoir une réelle vision opérationnelle sur les forces et faiblesses de votre équipe est primordiale pour la pérennité de l’entreprise. Proposer à vos collaborateurs des évolutions professionnelles adaptées à leur besoin rend vos équipes plus productives et permet une rétention de vos talents.

L’entreprise doit investir dans le développement des collaborateurs. Pour cela, elle doit :

• S’accorder sur les objectifs du salarié et ceux de l’entreprise ;
• Établir les axes d’améliorations nécessaires ;
• Réfléchir aux besoins du collaborateur pour évoluer (formation).

Fixer de nouveaux objectifs

Un des grands intérêts d’un entretien individuel annuel est de préparer les objectifs de l’année prochaine. L’objectif ici est de chercher à faire monter en compétences un collaborateur en accord avec ses aspirations professionnelles. Si votre collaborateur veut s’orienter vers de nouvelles missions, il faut l’aider à atteindre ses objectifs et à lui proposer des possibilités d’évolution.

En montrant un intérêt réel dans la montée des compétences de vos collaborateurs, vous leur montrez que ce sont des éléments moteurs de votre entreprise. Une relation de complicité se créée et votre rôle de mentor sera renforcé. Demandez à votre collaborateur quels sont les prochains challenges qu’il pense/veut pouvoir atteindre et les mesures à mettre en place pour y parvenir. Enfin, finissez l’entretien annuel par un message de confiance envers votre collaborateur. La nouvelle année commencera sur une note positive.

Mettre en place les actions post-entretien individuel

Il est impératif que les échanges des entretiens individuels annuels soient suivis d’actions. Généralement, la période des entretiens individuels est très attendue et constitue un moment-clé dans la vie professionnelle d’un salarié. De ce fait et en tant que manager, vous devez être garant de la bonne exécution des actions. Si vous ne mettez pas en place des actions concrètes post-entretien, vous renvoyez à votre équipe l’image d’un manager qui ne se soucie pas de ses collaborateurs.

Enfin, à l’issue de l’entretien, il faut rédiger et faire signer par les deux parties un compte-rendu écrit de l’entretien. Ce document servira de feuille de route des actions à mener, les objectifs du collaborateur et le suivi du manager. De plus, le compte-rendu servira de base pour le prochain entretien afin d’assurer un suivi cohérent.

Quelles sont les questions à poser lors d’un entretien annuel ?

C’est la première fois que vous menez un entretien individuel et vous ne savez pas quelles questions poser ? Pas de panique ! On vous propose une série de questions intéressantes à adapter selon vos besoins et qui sont au cœur du sujet de l’entretien.

Bilan de l’année précédente

• Quelles sont les activités que vous avez réalisées ? Quelle est, selon vous, votre principale réussite ?
• Dans quelle(s) mission(s) vous êtes-vous senti à l’aise ? À l’inverse, quelles sont les missions dans lesquelles vous ne vous êtes pas senti à l’aise et pourquoi ?
• Ressentez-vous une amélioration par rapport à l’année dernière ? Pensez-vous avoir progressé sur certaines de vos compétences ?
• Avez-vous des suggestions à partager afin d’améliorer votre efficacité ?
• Avez-vous vécu ou ressenti des éléments perturbants ayant affecté votre travail cette année ?
• Quelles sont les difficultés rencontrées ?
• Par rapport à votre bilan de l’année, avez-vous d’autres points que vous souhaitez aborder ?

Évaluation des compétences

• Quels sont vos points forts ? Vos points faibles ?
• Quelles compétences avez-vous réussies à faire évoluer dans le cadre de vos missions ?
• Avez-vous suivi une formation professionnelle cette année ? Que vous a-t-elle apportée ? Avez-vous pu mettre concrètement les enseignements appris en pratique dans vos missions ?

Partage des avis, questionnement et inquiétude

• Comment décrieriez-vous l’ambiance au sein des locaux ?
• Arrivez-vous à vous entendre avec les collaborateurs de l’entreprise ?
• Avez-vous des incidents à nous remonter concernant l’ambiance de travail ou le comportement d’un de vos collaborateurs ?
• Avez-vous des questions concernant le futur de l’entreprise et les prochains projets dans lesquels nous sommes engagés ?

Avenir et projets professionnels

• Prévoyez-vous de suivre une formation professionnelle ? Quelles compétences souhaitez-vous apprendre ou approfondir ?
• Quel est votre projet professionnel pour l’année à venir ?
• À vos yeux, quels sont les moteurs clé de motivation ?
• Quels engagements/objectifs pensez-vous pouvoir atteindre pour l’année à venir ?

Quelle est la fréquence de l’entretien individuel ?

Le Code du Travail ne réglemente pas l’entretien individuel. De ce fait, le service des Ressources Humaines d’une entreprise est entièrement libre de déterminer la fréquence des entretiens individuels. De plus, ils peuvent déterminer le moment dans l’année au cours duquel ils auront lieu. Les RH peuvent donc mettre en place trois entretiens individuels par an (1 par trimestre) ou bien un entretien par an, en début, milieu ou fin d’année.

Est-ce que l’entretien individuel annuel est obligatoire ou pas ?

Concrètement, la loi n’impose pas aux entreprises d’évaluer leurs salariés. L’entretien individuel ne constitue donc en aucun cas une obligation légale pour les employeurs (contrairement à l’entretien professionnel qui doit avoir lieu tous les deux ans maximum).

Enfin, si l’entretien individuel annuel est inscrit dans un accord collectif ou une convention collective, un collaborateur ne peut exprimer son refus d’y participer. De la même manière, il ne peut exiger la présence d’un délégué ou d’un représentant du personnel. Bien évidemment, le salarié est informé au préalable de la mise en œuvre, des méthodes et techniques d’évaluation professionnelles mises en œuvre à son égard.