Projet SIRH : les 5 étapes clés pour briguer le succès !

ScopHr vous déroule les étapes importantes et préliminaires à mettre en place avant de vous lancer dans un projet SIRH réussi.

C’est quoi le SIRH ? Définition projet SIRH

La gestion des projets s’intègre aux processus des Directeurs des Ressources Humaines. En effet, les DRH sont amenés à conduire de nombreux projets stratégiques et/ou opérationnels, sur du court ou long terme.

• Développement de la flexibilité au travail (télétravail, coworking, flex office, etc.) ;
• Turnover de salariés volatils ou exigeants ;
• Évolution des notions de bien-être au travail ;
• Enjeux écologiques et sociétaux.

Quelles sont les grandes phases de déploiement et d’accompagnement d’un projet SIRH ?

De manière générale, on prévoit deux grandes phases dans le déploiement d’un projet SIRH.

La phase de Build

La phase de Build (ou phase de construction) est, comme son nom l’indique, la phase durant laquelle vous allez construire les fondations nécessaires à la mise en place d’un projet SIRH. Elle est constituée en 4 étapes-clés et permet le bon déploiement du projet SIRH :

• • Spécification de vos besoins fonctionnels : qui permet de définir les besoins auxquels le SIRH va répondre et les paramétrages et modules nécessaires pour y répondre. Il s’agit d’un document d’analyse appelé Cahier des spécifications et est la pierre angulaire du paramétrage de votre logiciel SIRH ;

• • La réalisation du projet SIRH : qui regroupent les paramétrages et modules de votre solution RH. Une fois le logiciel SIRH mis en place et paramétré, un dossier de paramétrage est rédigé. Il s’agit d’un document qui est le reflet de votre cahier des spécifications ;

• • La formation aux utilisateurs et managers : qui permet à vos collaborateurs d’être formés à la solution qu’ils vont utiliser comme outil au quotidien pour mener à bien votre politique RH ;

• • Le « passage de flambeau » avec vos équipes et la finalisation du projet : qui consiste à mettre la solution en ligne et de donner des accès à vos collaborateurs. Bien évidemment, nos équipes s’assurent que la solution répond à toutes vos attentes et prévoit des sessions de formations supplémentaires si besoin. À l’issue de cette étape, votre solution est déployée, exploitable et accessible à tous les utilisateurs !

La phase de Run

La phase de Run commence directement après la finalisation du projet SIRH et le déploiement de la solution. Le principe de cette phase est alors d’accompagner vos équipes durant la vie du SIRH. En effet, durant votre phase d’utilisation de la solution, des nouveaux besoins ou bien des nouvelles normes législatives peuvent apparaître et nécessitent une mise à niveau de votre outil.

L’accompagnement des équipes de ScopHR vous garantit une aide précieuse pour faire évoluer votre logiciel SIRH !

Pourquoi mettre en place un SIRH ?

La transformation numérique bouleverse la société depuis plus de vingt ans. Que ce soit dans la sphère professionnelle ou personnelle, cette transformation a apporté de nombreuses évolutions de nos méthodes et processus de vie. La fonction des Ressources Humaines n’a pas été épargnée par cette évolution. La digitalisation des processus RH a permis à ces services de bénéficier de nombreux avantages, que ce soit dans les méthodes de travail ou bien la productivité.

En matière d’outil, on peut citer les logiciels SIRH qui n’ont cessé de se perfectionner pour transformer favorablement le quotidien des équipes RH (ergonomie simplifiée, nouvelles fonctionnalités en lien avec l’actualité du monde du travail, respect des nouvelles réglementations…). Au quotidien, un SIRH offre plusieurs avantages à vos services des Ressources Humaines :

• • Un gain de productivité : par la digitalisation de vos processus et à l’automatisation des tâches administratives basiques et chronophages. Dites adieu à la paperasse inutile et bonjour aux tâches à forte valeur ajoutée !

• • Une structure efficace des processus RH : par la centralisation des données sur une seule plateforme. Un SIRH permet de délivrer des documents RH en temps et en heure et facilite grandement la communication transverse entre les différents services de l’entreprise ;

• • Une conformité légale optimale : par la prise en compte automatique des changements réglementaires du Code du travail français. De plus, un SIRH assure une protection des données de vos collaborateurs et lutte contre la falsification de leurs documents ;

• • Une solution RH qui répond aux attentes des salariés : par l’actualisation des profils de compétences et de formations de vos collaborateurs. Certaines solutions font de vos collaborateurs des véritables acteurs de leur carrière par l’édition et la consultation de toutes les informations et demandes propres à leur carrière (formations, compétences, etc.).

Comment mener un projet SIRH ? Les 5 étapes indispensables de la mise en place et la gestion d’un SIRH

Étape 1 du projet SIRH : Glaner les informations des méthodes actuelles chez vos collaborateurs et future équipe projet SIRH

Mettre en place une solution SIRH va impacter beaucoup de services dans votre société, mais aussi intervenir à différents niveaux de responsabilités, chez les collaborateurs, les managers et les administrateurs.

Pour réussir votre projet SIRH, vous allez donc devoir mobiliser plusieurs ressources et expertises variées, aussi bien auprès de la direction que des équipes.

Voici quelques questions qui peuvent vous permettre de sonder en interne et de dessiner les besoins réels liés au logiciel SIRH :

• Comment les actuelles demandes de congé ou de gestion des notes de frais sont-elles enregistrées et traitées ?
• Les processus RH sont-ils ressentis comme complexes, chronophages ou pénibles à réaliser ?
• Constate-t-on des problèmes administratifs, liés au recrutement, de manière récurrente ?
• Combien de temps les équipes passent-elles pour déclarer des frais ou leur temps de travail quotidien ?

Étape 2 du projet SIRH : Identifier précisément les processus SIRH à optimiser

Après avoir préalablement interrogé vos équipes, il devient possible de préciser le projet SIRH et d’identifier les processus existants qui vont pouvoir être optimisés.

La meilleure façon de procéder reste la cartographie des processus SIRH. Celle-ci va être particulièrement adaptée pour obtenir une vision globale de vos méthodes et des freins que vous rencontrez. Pour obtenir ces insights, il faut lister chacune des tâches administratives.

Par exemple la question de la gestion des congés. Il serait opportun de définir et de récolter les informations suivantes :

• Personnes concernées : Par exemple, les collaborateurs ;
• Actions à réaliser : Par exemple, saisir les congés, mettre des commentaires, déclarer des congés auprès des personnes concernées ;
• La Récurrence et Temps annexé à la tâche : Par exemple, 30 minutes par collaborateurs chaque jour ;
• la Forme : Papier/Oralement ;
• les Commentaires : Nos collaborateurs n’ont pas toujours accès à la politique des congés et peuvent donc faire des erreurs dans lesdites déclarations. Ils peuvent aussi poser des jours au moment où la productivité de l’entreprise est très importante.

Côté Managers, il va s’agir par exemple de :

• Vérifier les congés disponibles ;
• Valider la demande de congés ;
• Transmettre la demande au service financier.

Environ 10 minutes par manager par demande de congé, via excel et mailing.
Les commentaires peuvent être les suivants : La plupart des managers attendent le dernier moment pour s’atteler à la tâche et valident le plus souvent sans vérifier les workflows des équipes à ces dates précises

Une fois que cette cartographie sera remplie vous allez très rapidement pouvoir identifier les points à corriger. Cela peut-être par exemple la suppression du papier, une meilleure planification des congés annuels de l’entreprise dans un workflow dédié, la centralisation des données …

Étape 3 du projet SIRH : Solliciter l’expertise du DAF et du DSI

Si vous souhaitez mettre en place un SIRH, à côté des axes de simplification de la vie du service RH et des collaborateurs, il faut aussi prendre en compte l’incidence qu’il peut y avoir la gestion financière et le système d’information de l’entreprise.

C’est ainsi nécessaire d’impliquer dès le départ, le Directeur Administratif et Financier (DAF) et le Directeur du Système d’Information, ou du moins les collaborateurs qui remplissent ces fonctions. Cela va vous offrir leur expertise pour mieux établir un cahier des charges pour votre projet SIRH.

Étape 4 du projet SIRH : Formuler vos besoins fonctionnels dans un cahier des charges SIRH

Dans cette étape clé du projet SIRH, vous allez reporter exhaustivement les besoins identifiés dans la grille précédente, pour les traduire en fonctionnalités concrètes. Reprenons l’exemple des fonctionnalités nécessaires à la gestion des congés :

• Centralisation, contrôle, clarté des demandes de congés ;
• Délégation de la validation en cas d’absence d’un manager ;
• Relance automatique des congés non validés ;
• Saisie, envoie, vérification des congés ;
• Accès aux soldes prévisionnels des congés des équipes ;

Cette étape est très importante puisqu’elle va vous permettre  » côté client » d’évaluer la pertinence des SIRH proposés par les différents éditeurs du marché et aussi communiquer clairement vos attentes et besoins. Ces bonnes pratiques sont des gages de réussite de votre projet. Vous pouvez aussi faire des appels d’offres !

Étape 5 du projet SIRH : Établir une cartographie SIRH

Les étapes précédentes étapes du projet SIRH, ont acté ce qui devait être corrigé dans votre entreprise. Vous pouvez désormais partir à la recherche d’un outil SIRH.

Pour encore plus de clarté et offrir un maximum d’informations aux acteurs SIRH sollicités, présentez une note de cadrage SIRH, présentant les points suivants :

• Présentation de votre société : structure, nombre d’établissements, organisation juridique, organigramme, nombre de salariés, recrutements à venir… ;
• L’état des lieux au niveau fonctionnel : Où et comment les données sont-elles utilisées ? Certains processus RH sont-ils internalisés ou externalisés ? Quelle est la chaîne de commandement pour valider les process ? Qui peut accéder aux informations ?
• L’état des lieux dit « technique » : Quels logiciels sont déjà utilisés ? Vos collaborateurs ont-ils besoin d’avoir accès au SIRH depuis quel environnement : iOS, Android, mobile ?
• L’état des lieux métier : Quels sont les différents types de congés en dehors des CP et RTT (récupération, ancienneté, fractionnement…) ? Les types de contrats, les avantages ?

Les différentes étapes de projet client mises en place, vont vous permettre de choisir la bonne solution SIRH qui répondra le mieux à vos besoins et qui pourra assurer la réussite de sa mise en place dans votre société. Dernier conseil, évangéliser votre entreprise en interne le plus tôt possible pour accompagner au mieux vos collaborateurs à l’utilisation de ce nouvel outil.