Intranet RH : Découvrez les fonctionnalités à adopter !
En effet, l’intranet RH est de plus en plus plébiscité par les entreprises et s’inscrit dans les usages. Il se révèle être un outil puissant pour fédérer les équipes, permettant aussi de faciliter leur quotidien ainsi que celui du service Ressources Humaines, mais aussi booster drastiquement la collaboration et les échanges. Désormais après la crise du covid, les modes de travail ont été bouleversés et plus que jamais, il faut pouvoir maintenir une activité dynamique tant en présentiel qu’à distance.
Qu’est-ce qu’un Intranet RH ? Définition Intranet RH
Pour ne pas rentrer dans des termes trop techniques, un intranet est un réseau web privé interne à une entreprise ou une organisation. L’accès à un intranet peut se faire via une connexion internet et des codes d’accès privés. Pour conserver l’aspect privé, il est possible, pour une entreprise, de rendre l’accès à son intranet à partir de ses locaux.
Un intranet RH est, comme son nom l’indique, un réseau collaboratif destiné au service des Ressources Humaines d’une entreprise. À travers cet outil, les services de Ressources Humaines peuvent se partager des informations telles que :
- Un annuaire commun avec une gestion complexe des droits d’accès ;
- Un chat instantané en interne ;
- Des plannings collaboratifs et partagés ;
- Des espaces de travail en commun ;
- Une meilleure gestion unifiée des processus et des documents RH de l’entreprise.
L’intérêt d’un intranet RH est de proposer un ensemble d’applications hébergées sur des serveurs internes (et non sur les postes de vos collaborateurs). Les ressources et données importantes au bon fonctionnement de vos services RH sont disponibles à distance et sur tous les supports. Vos collaborateurs ne dépendent donc pas de leur environnement de travail ou de leur poste utilisateur.
Les 9 fonctionnalités d’un Intranet RH
L’Accueil des nouveaux collaborateurs
La première impression qu’un collaborateur va avoir en intégrant votre société va souvent être décisive. La marque employeur est d’ailleurs très importante comme élément de communication en aval du recrutement, mais une fois en lice et intégrée, vos nouveaux arrivants devront être accueillis dans de bonnes conditions. On ne le fait pas assez, mais partir du bon pied, c’est déjà commencer à fidéliser.
Communiquer de la bonne manière l’arrivée des nouveaux collaborateurs, permet de préparer bien en amont la venue des nouveaux membres dans vos équipes et d’assurer ainsi une meilleure coordination entre tous les intervenants qui seront impliqués et déployer les besoins nécessaires comme le matériel, un kit welcoming dédié, des accès IT. Un must pour un accueil optimal !
Outils collaboratifs
Travailler efficacement en équipe requiert obligatoirement des outils adaptés. Au bureau, à distance ou même en « flex-office », les solutions dites collaboratives vont permettre de maintenir la continuité dans les échanges, assurer une meilleure traçabilité et travailler efficacement. Qu’il s’agisse d’une visioconférence, d’un partage de documents, d’un chat… Les gammes de ces outils sont assez larges, la plupart du temps complémentaires et elles offrent la possibilité de limiter l’usage de l’e-mail. Choisissez de favoriser l’efficience et la productivité grâce à la mise en place de cet outil collaboratif personnalisé.
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Sondages
Pour glaner des informations, prendre la température ou encore demander directement des avis à vos équipes, le sondage peut être un outil bénéfique. Il va vous permettre stratégiquement d’identifier les axes d’amélioration à mettre en place. Il offre aussi la possibilité aux collaborateurs de s’impliquer, de mieux les engager dans un projet et surtout de leur donner l’opportunité de s’exprimer ! N’oubliez pas que le baromètre du moral de vos collaborateurs est un très bon indicateur RH.
Actualités et news de votre entreprise
L’intranet RH reste aussi l’outil de communication interne par excellence. Qu’il s’agisse de veille concurrentielle, de nouveaux collaborateurs ou clients, des actualités de l’entreprise, ou encore des tendances du marché… C’est ici que vont transiter toutes les informations. Le seul mot d’ordre est la régularité, qui permet de maintenir l’intérêt de tous vos lecteurs.
Le conseil ScopHR : Afin de vous assurer de la bonne réception de ces messages, on vous recommande d’utiliser une communication dite multicanale, c’est-à-dire de diffuser l’information sur l’intranet mais également sur les réseaux sociaux ainsi que par mail. ?
Entretiens annuels
Les entretiens annuels vont être des rendez-vous cruciaux, aussi bien pour le collaborateur que les managers ainsi que les équipes RH. Pouvoir formaliser facilement et rapidement les objectifs, rendre compte des entretiens et disposer des historiques, postes, missions à portée de clic constituent le meilleur moyen, d’aborder, de mener et de conclure sereinement l’évaluation.
Il est important de sensibiliser vos collaborateurs à la nécessité de compléter de façon exhaustive les différents questionnaires. Cela va permettre de déclencher des actions adéquates au bon moment et de disposer d’une bonne traçabilité.
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Congés et absences
Durant les périodes propices comme la période estivale, mais également pendant toute l’année, il est important de pouvoir assurer la bonne continuité de l’activité. L’organisation des congés et des absences vont être un point stratégique qu’il faut bien rondement mener. Le fait de digitaliser ce processus va offrir une pléiade d’avantages comme une meilleure gestion des plannings, un suivi plus clair et à jour du solde de congé, ou encore un respect des cycles de validation.
Support informatique
Aujourd’hui le digital et les outils qui y sont liés, font partie du quotidien des collaborateurs en entreprise. Par moments, il est opportun de faire appel à des spécialistes. Par exemple dans le cadre d’un dépannage, celui d’une création d’accès… Le service informatique va être très souvent sollicité. Et pour cause, la demande directe à ce service dédié offre des atouts nombreux. Typiquement, il devient plus simple de suivre le traitement des demandes, les prioriser, voir qui en fait la demande, revenir sur une ancienne demande pour se souvenir de la solution identifiée, ou encore affecter les demandes en fonction de leur niveau d’urgence.
Planification opérationnelle
Pour avoir une bonne organisation en interne et éviter de se retrouver sans salles de réunion le jour-j ; la planification des équipes et notamment celle de la réservation d’espaces, va permettre d’éviter ces impairs ! Chaque salle de la société doit avoir son propre planning ainsi que ses disponibilités !
Le conseil ScopHR : Pensez à prévoir un rappel à la personne qui a fait la demande quelques temps avant l’heure de son rendez-vous pour que si celle-ci est annulée, vous puissiez supprimer sa réservation et libérer la salle au plus vite.
Départ d’un collaborateur
Le départ de l’un de votre collaborateur va aussi faire partie de la vie de votre entreprise. Comme pour l’arrivée d’une nouvelle recrue, cela va mobiliser un certain nombre d’intervenants. Cela va solliciter le pôle administratif, celui de la technique ou encore ceux des services généraux. Vous l’aurez compris, digitaliser le processus de sortie de l’un de vos collaborateurs va vous permettre d’assurer sa sortie dans les règles de l’art !
Si vous démarrez, il faudra bien entendu y aller progressivement et impliquer vos équipes dans ce projet pour en assurer la réussite.
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